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Zeitmanagement: Machen Sie eine Zeitinventur

Lesezeit: < 1 Minute Jedes Zeitmanagement muss in gewissen Abständen einem Tuning unterworfen werden, auch Ihres. Prüfen Sie deshalb, mit welchen Tätigkeiten die einzelnen Stunden Ihrer Bürozeit ausgefüllt sind. Machen Sie sich in den folgenden vier Wochen die Mühe, während Ihrer Bürozeit sorgfältig alle Tätigkeiten und den dafür benötigten Zeitbedarf zu notieren. Notieren Sie auch alle Unterbrechungen, wer dafür verantwortlich war, wie lange sie dauerten und ob sie wirklich nötig waren. Danach können Sie Ihr Zeitmanagement anpassen und optimieren.

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Zeitmanagement: Machen Sie eine Zeitinventur

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Auch wenn es erst einmal nach viel Aufwand klingt: Sie werden sehen, die Mühe lohnt sich! Denn oft führt schon das Notieren des Zeitaufwands dazu, dass man generell sparsamer mit seiner Zeit umgeht. Und natürlich kommen Sie so Ihren Zeitfressern am besten auf die Spur.

Füllen Sie jeden Tag ein Formular aus. Notieren Sie sich gleich am Abend jedes Tages, wie Sie die unnötig aufgetretenen Störungen in Zukunft ausschalten können. Vergleichen Sie über den Zeitraum von vier Wochen, an welchen Tagen Sie besonders effizient und flüssig gearbeitet haben und woran das lag: Haben Sie gleichartige Arbeiten zusammengefasst? Gab es weniger Störungen? Kamen Sie früher ins Büro oder sind Sie vielleicht länger geblieben? Gibt es Tageszeiten, an denen Sie ungestörter arbeiten können, oder Zeiten, in denen Sie konzentrierter sind, weil sie Ihrem Biorhythmus entgegenkommen?

Zeitmanagement: Machen Sie eine genaue Analyse
Identifizieren Sie die immer wiederkehrenden unnötigen Störungen und vor allem deren Verursacher. Gibt es Personen, die Ihnen sehr viel Zeit stehlen? Dann müssen Sie mit diesen sprechen und eine andere Lösung finden. Auch wenn Ihr Chef zu den Personen gehört, die Sie unnötig häufig bei Ihrer Arbeit unterbrechen, können Sie sicher mit ihm darüber reden und eine für beide Seiten akzeptable Lösung finden.

Oder sind vielleicht Sie selbst häufiger die Verursacherin für Unterbrechungen, die Sie aus dem Arbeitsfluss reißen? Zum Beispiel: häufiger Kaffeedurst, Pläuschchen mit der Kollegin, zwischendurch mal E-Mails abrufen, schnell Blumen gießen…

Machen Sie Ihren Zeit-Check-up ehrlich, auch sich selbst gegenüber. Dann kommen Sie vielleicht auch auf ein paar eingespielte eigene Unterbrechungsmuster, die Sie mit ein wenig Selbstdisziplin abschaffen können.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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