Tipp No. 1: Um die Gefahr zu bannen, müssen Sie sie kennen.
Es bringt nichts, über fehlende Zeit zu klagen, wenn Sie nicht konkret wissen, wer oder was Ihnen überhaupt Ihre kostbare Zeit stiehlt. Und um das herauszufinden bedienen Sie sich eines einfachen Werkzeugs, nämlich der Zeitanalyse. Notieren Sie sich einfach im Laufe eines Tages und einer Woche, wo Sie Zeit verlieren. Wie oft werden Sie zum Beispiel von wem (Mitarbeiter, Lehrling, Chef, Kunde) oder wodurch (ankommende Mails, häufige Anrufe) in Ihrem Arbeitsablauf unterbrochen?
Dabei geht es nicht um betrieblich veranlasste Unterbrechungen, sondern um die außergewöhnlichen, wenn zum Beispiel ein Kunde ohne Termin und Voranmeldung plötzlich in der Tür steht. Wie oft beschäftigen Sie sich mit Dingen oder Personen (der Lehrling unterbricht ständig mit Fragen, obwohl Sie dafür nicht zuständig sind), die bei näherer Betrachtung gar nicht nötig sind? Wie oft greifen Sie anderen hilfsbereit unter die Arme und erledigen deren Aufgaben?
Schon nach kurzer Zeit werden erkennen, wo Ihnen Zeit verloren geht. Und genau dort setzen Sie an. Nur: Sind Sie nicht ehrlich mit sich selbst, dann helfen Ihnen auch akribische Notizen nicht viel weiter.
Nützliche Tipps zum Zeitmanagement finden Sie auch hier!
Tipp No. 2: Zeitdiebe analysieren
Nehmen Sie sich in einer ruhigen Minute Ihre Analyseergebnisse vor: Wofür benötigen Sie zu viel Zeit? Für welche Arbeiten würden Sie sich gern mehr Zeit nehmen? Lässt sich an irgend einer Stelle Zeit einsparen? Was können Sie weglassen? Welche Vorgehensweise bietet sich dafür an Macht es Sinn, Ihre Planung enger oder großzügiger zu gestalten? Können Sie mehr und effizienter delegieren? Lassen Sie sich vielleicht zu viele Aufgaben aufbürden, obwohl Sie im Innersten wissen, dass diese kaum zu schaffen sind? Wie können Sie das (geschickt) ändern und diese ablehnen, wenn Ihr Limit erreicht ist? Wenn Sie sich diese Fragen ehrlich beantworten, dann kommen Sie Ihrem Ziel, Ihren Zeitdieben den Garaus zu machen, schon einen riesigen Schritt näher.
Tipp No. 3: Leiten Sie Veränderungen ein
Nur eine Zeitanalyse zu machen und es dabei zu belassen, bringt Sie keinen Schritt weiter. Nehmen Sie sich die Antworten auf die Fragen aus Ihrer Zeitanalyse vor und denken Sie dann über Lösungen nach: Wo sollten oder müssen Sie ansetzen? Und dann werden Sie wahrscheinlich verdutzt feststellen, dass nicht „die anderen“ an Ihrem Dilemma Schuld sind, sondern Sie ganz allein. Warum? Weil Sie vieles einfach zulassen. Stichwort Perfektionismus, nicht Nein sagen können oder bei anderen im guten Licht darstellen wollen.
In den allermeisten Fällen resultiert die vermeintlich fehlende Zeit aus Ihrem eigenen Verhalten. Wenn Ihnen das klar geworden ist, dann haben Sie praktisch schon die Lösung parat. Sie müssen jetzt nur noch daran gehen, sie auch umzusetzen: Reduzieren Sie Ihren Perfektionismus, überprüfen Sie Ihre Hilfsbereitschaft, sagen Sie Ihrem Chef was geht und was Sie definitiv nicht schaffen können (begründen Sie es). Es liegt also immer an Ihnen, die Zeitdiebe in ihre Schranken zu weisen. Also, worauf warten Sie noch?
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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