Zeit-Tipp 1: Gehen Sie mit dem Begriff "sofort" sparsam um
Wer kennt sie nicht, die unscheinbaren und sehr höflich vorgetragenen Fragen: "Hast du mal kurz Zeit für mich?" oder "Könnten Sie gleich noch …?" Und bevor Sie sich versehen, sitzen Sie in der Falle, wenn Sie sich nicht dagegen wehren. Sagen Sie sich bei solchen Wünschen stattdessen innerlich sofort "Stopp!" Worum geht es genau? Was kostet es mich an Zeit und Konzentration, wenn ich meine Arbeit jetzt unterbreche und mich anderen Aufgaben widme? Wie viel Zeit geht mir verloren? Und: Kann ich die wieder aufholen?
Bleiben Sie standhaft, wenn ungeplante Dinge an Sie herangetragen werden. Hilfsbereit zu sein ist eine gute Sache, aber häufig fehl am Platz. Legen Sie einen Termin dafür fest, selbst wenn es sich nur um Kleinigkeiten handelt. Denn die summieren sich im Laufe des Tages und stehlen Ihnen Zeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt.
Zeit-Tipp 2: Vermeiden Sie Ablenkungen
Haben Sie Ihr E-Mail-Programm ständig an? Dann brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn jede eingehende Mail Ihre Aufmerksamkeit weckt. Denn es fällt sehr schwer, darauf nicht zu reagieren. Doch damit entscheiden Sie nicht mehr selbst, was Ihnen wichtig ist, sondern lassen sich von den Prioritäten anderer beeinflussen. Öffnen Sie deshalb – sofern möglich – Ihr E-Mail-Programm nur ein- oder zweimal pro Tag. So machen Sie sich nicht zum Spielball anderer, lassen sich weniger ablenken und erreichen Ihre Ziele eher. Außerdem weisen Sie diese Art von Zeitdieben in die Schranken und gewinnen Zeit.
Zeit-Tipp 3: Auf unscheinbare Kleinigkeiten achten
Viele Kleinigkeiten wie mal eben eine Kopie machen oder Unterlagen sortieren, summieren sich im Laufe der Zeit zu ausgewachsenen Zeiträubern. Da gehen Ihnen nicht nur Minuten, sondern ganze Stunden verloren. Wenn Sie denen Paroli bieten und effizienter arbeiten wollen, dann kümmern Sie sich vorzugsweise und vorrangig um Ihre wichtigen Aufgaben. Doch warum sind gerade diese Zeitdiebe so gefährlich? Weil Sie den aufzuwendenden Zeitumfang nur sehr schlecht einschätzen können und sich deswegen häufig verschätzen.