Zeitmanagement im Home-Office: auch daheim effizient arbeiten

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Produktiv im Home-Office: Organisation ist alles

Wenn es von Unternehmensseite heißt, dass von nun an vermehrt oder gar ausschließlich im Home-Office gearbeitet werden soll, freuen sich viele Mitarbeiter. Home-Office – das verspricht flexible Arbeitszeiten, mehr Freiraum und eine hohe Zeitersparnis, da der Weg zum externen Arbeitsplatz entfällt. In der Praxis fällt es aber nicht jedem Menschen automatisch leicht, sich auf die neuen Umstände einzustellen. Die festen Strukturen im Büroalltag fehlen im Home-Office: Mit der gewonnenen Freiheit und Flexibilität kommt auch eine zusätzliche Verantwortung – nämlich die, sich in Eigenregie zu organisieren und die anfallende Arbeit trotz der häuslichen Umgebung und damit verbundener Ablenkungen zu bewältigen. Es ist empfehlenswert, vor Beginn der Tätigkeit einen Plan zu erstellen, der unter anderem feste Bürozeiten beinhaltet. Diese können sich etwa an den bisherigen Arbeitszeiten orientieren oder auch am individuellen Biorhythmus. Wichtig ist, dass Sie sich auch ohne Kontrolle und Vorgaben vom Chef an diese Zeiten halten, um möglichst effizient zu arbeiten.

Studierende, die nun ebenfalls vermehrt vor dem Computer aufgrund von Online-Vorlesungen sitzen, sollten auf eine richtige Arbeitsplatzgestaltung und eine gute Tagesplanung achten. Denn nur so kann das Studieren 2.0 in der heutigen Zeit erfolgreich sein.

Pausenzeiten integrieren und die Konzentration fördern

Natürlich kann es mit der Produktivität nichts werden, wenn Sie sich zwischendrin keine Pausen gönnen. Das gilt im Home-Office ebenso wie vor Ort im Unternehmen, aber auch beim Lernen und Studieren. Experten empfehlen, die Pausenzeiten fest in den Zeitplan zu integrieren: So können Sie nicht versehentlich vergessen, dass es Zeit für eine kleine Unterbrechung ist. Natürlich ist es möglich, die Pausenzeiten ein wenig flexibel an die Arbeit anzupassen. Befinden Sie sich gerade in einem Telefongespräch, müssen Sie dieses nicht unterbrechen, um einen Kaffee zu trinken – im Grunde genommen sollten Sie die festgelegten Zeiten aber wenn möglich einhalten. Es ist anzuraten, die Pause für etwas Bewegung zu nutzen und nicht am Schreibtisch sitzenzubleiben. Auf diese Weise entlasten Sie Ihre Augen (das gilt besonders bei Bildschirmarbeit) ebenso wie Rücken, Nacken und Schultern. In den meisten Fällen haben sich Pausen von jeweils 15 Minuten am Vor- und Nachmittag sowie eine mindestens 30 minütige Mittagspause als erholsam und regenerativ erwiesen. Wann genau Sie in Ihrem Arbeits- oder Studienalltag Pausen einlegen, ist letztendlich aber natürlich Ihnen selbst überlassen: Hier können Sie von der Flexibilität des Arbeitens im Home-Office profitieren.

Wichtige Termine und Deadlines eintragen und nichts mehr vergessen

Auch der Arbeitsalltag im Home-Office kann schnell einmal stressig werden. Selbst wenn die eigenen vier Wände nicht verlassen werden, fallen doch Termine und Deadlines an, die keinesfalls vergessen werden dürfen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, empfiehlt es sich, alle wichtigen Zeiten, Daten und Termine in einen Kalender einzutragen. Dies ist beispielsweise über Microsoft Outlook problemlos möglich. In diesem Zusammenhang können Sie auch eine Erinnerung erstellen, die Sie mit einem Alarmton darauf hinweist, dass sich eine Deadline nähert oder eine Videokonferenz ansteht. Das Anfertigen eines Stundenplans für die bevorstehende Woche ist ebenfalls empfehlenswert, um jeder anfallenden Aufgabe ein entsprechendes Zeitfenster zuzuweisen. Hierbei sollten Sie nicht vergessen, ausreichende Zeitpuffer mit einzurechnen: Dieser kann eventuelle Verzögerungen auffangen und potenziellen Stress entscheidend verringern. Sind Sie früher mit der jeweiligen Aufgabe fertig, bleibt mehr Zeit für eine längere Pause oder für einen früheren Feierabend.

Ablenkungen vermeiden: Weg mit dem Smartphone!

Ablenkungen lauern im Home-Office buchstäblich an jeder Ecke. In einem Moment klingelt der Paketbote, im nächsten Augenblick stehen die Kinder in der Tür: Wer im heimischen Arbeitszimmer produktiv sein möchte, braucht manchmal ein „dickes Fell“. Die wohl größte Ablenkung stellt in den meisten Fällen das Smartphone dar. Auf jede Benachrichtigung von WhatsApp, Instagram oder Facebook reagieren wir automatisch, weil wir nichts verpassen wollen. Während der Arbeitszeiten im Home-Office ist es daher dringend ratsam, diese Benachrichtigungen auf stumm zu schalten. So vermeiden Sie, dass Ihre Konzentration jedes Mal aufs Neue unterbrochen wird. In den Pausen haben Sie ausreichend Gelegenheit, die Nachrichten zu lesen und zu beantworten. Leben Kinder in Ihrem Haushalt, lässt es sich nicht immer vermeiden, dass der Nachwuchs auch während der Bürozeiten anwesend ist. Experten empfehlen, den Kindern zu erklären, dass Mama oder Papa während der Arbeit zwar zuhause, aber nicht verfügbar sind. Ein buntes Schild mit den festgelegten Arbeitszeiten an der Tür des Heimbüros verdeutlicht auch den Kleinen, wie wichtig es ist, dass der jeweilige Elternteil Ruhe hat und während der Arbeit nicht gestört werden darf.

Bildnachweis:  Jacob Lund / stock.adobe.com

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