Zeitmanagement Tipp No. 10: Meetings richtig organisieren
Was passiert bei einem Meeting? Zwei oder mehr Leute treffen sich, um Informationen auszutauschen. So weit, so gut. Das Problem: Solche Besprechungen sind häufig extreme Zeitverschwender, weil viel geredet und wenig entschieden wird.
Stellen Sie sich deshalb vor jedem Meeting zwei Fragen: Ist es notwendig? Und: Muss ich daran teilnehmen? Falls die Antwort in beiden Fällen Nein heißt, vermeiden Sie eine Teilnahme. Lautet die Antwort dagegen Ja, dann stellen Sie eine gut strukturierte Agenda mit eindeutig festgelegten Zielen, Prioritäten und einem realistischen Zeitplan auf. Legen Sie Beginn, Ende und Teilnehmer fest. Lassen Sie diese Agenda allen Beteiligten zukommen, damit jeder den geplanten Ablauf kennt und keine Überraschungen erlebt.
Zeitmanagement Tipp No. 11: Papierberge abbauen
Ich nehmen an, auch Sie werden täglich von Informationen regelrecht überschüttet: E-Mails, Faxe, Telefonate, Briefe, Memos, Rundschreiben etc. Viel Zeit wird vertan, um sich durch diese Informationen durchzukämpfen. Vorschlag: Versuchen Sie jeden Vorgang nur einmal in die Hand zu nehmen und sofort zu bearbeiten.
Drei Fragen beeinflussen Ihr Potenzial zum Zeitsparen:
1. Frage: Brauche ich das?
Falls nein – Weg mit der Info. Falls ja, gehen Sie zur nächsten Frage über.
2. Frage: Muss ich das erledigen?
Oder können Sie die Angelegenheit delegieren? Falls Ja, dann tun Sie es!
Falls Nein, dann legen Sie dafür jetzt gleich einen Termin fest (Terminplaner, Kalender, …).
3. Frage: Kann ich das sofort erledigen?
Wenn es bis zu fünf Minuten dauert, dann erledigen Sie die Sache sofort. Wenn es mehr Zeit in Anspruch nimmt, notieren Sie sich dafür einen Termin und legen sich das Schriftstück auf Wiedervorlage. So wird aus einem Papierberg ein Papierhügel und schließlich ein leerer Schreibtisch – eine tolle Vorstellung, oder?
Zeitmanagement Tipp No. 12: Schlafen Sie ausreichend
Sie kennen sicher das Phänomen, dass Sie bei andauerndem Stress und täglicher Hektik schlechter schlafen. Dabei ist es nicht immer die Dauer des Schlafs, sondern die Qualität der Nachtruhe. Sie sind einerseits unzufrieden mit dem vergangenen Tag und sorgen sich andererseits schon um den kommenden Tag: Das zehrt an den Nerven und beeinträchtigt Ihren Schlaf.
Was tun? Achten Sie mehr auf eine vernünftige und vorausschauende Planung und eindeutige Prioritäten. Dann schaffen Sie mehr von dem für Sie Wichtigen und blicken abends zufriedener auf den Tag zurück. Gleichzeitig schauen Sie optimistischer und motivierter auf den kommenden Tag. Der Effekt: Sie schlafen gesünder, laden Ihre Batterien schneller wieder auf und haben in Stresszeiten mehr Reserven. Gönnen Sie sich deshalb ausreichend Schlaf!