Auf diese Weise vergeuden Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch dringend benötigte Energie. Wie Sie es besser machen können, verrate ich Ihnen im folgenden Tipp.
Zum Thema empfiehlt die experto-Redaktion:
Golden Rules: Erfolgreich Lernen und Arbeiten. Alles was man braucht. Selbstcoaching. Motivation. Zeitmanagement. Konzentration. Organisation
Bündeln Sie gleichartige Aufgaben
Das klingt logisch, wird aber in der täglichen Hektik nur allzu schnell vergessen. Dabei sind es gerade die eher kleinen Aufgaben, die Ihnen viel Zeit rauben – wenn Sie diese so erledigen, wie Sie anfallen. Beispiel: Da bittet Sie jemand um einen Rückruf. Pflichtbewusst wie Sie sind, melden Sie sich auch gleich. Dann der Gang zum Kopierer mit einem Blatt und schließlich der Check des E-Mailpostfachs, weil Sie eine Mail erwarten.
Doch genau diese Kleinigkeiten sind es, die Sie bündeln können. Sammeln Sie gleichartige Aufgaben und erledigen sie diese zusammenhängend in einem Block. Der Vorteil: Sie arbeiten konzentrierter und springen nicht ständig hin und her. Außerdem müssen Sie sich nicht jedes Mal aufs Neue in ein Thema einarbeiten und sparen somit Zeit.
Telefonate
Auch Telefonate sollten Sie vorbereiten. Überlegen Sie vorher, wen Sie aus welchem Grund anrufen möchten, worin das Ziel besteht und welche Unterlagen Sie eventuell brauchen. Legen Sie dafür einen Zeitblock in Ihrem Kalender fest. Achten Sie dabei auf Ihre individuelle Leistungskurve.
Sind Sie am Vormittag topfit, dann führen Sie Gespräche, die eine hohe Konzentration erfordern. Routinetelefonate können Sie dann in die Zeit nach dem Mittagessen legen. Doch am wichtigsten: Vermeiden Sie spontane Telefonate, denn die kosten mehr Zeit als ein geplantes Vorgehen.
Routineaufgaben
Alle Aufgaben, die regelmäßig anfallen, können Sie recht einfach organisieren. Sie nehmen diese einfach in Ihren Tagesplan mit einem konkret festgelegten Zeitblock auf. Bekannte Beispiele für solche Routineaufgaben sind Ablage, Aufräumen, Rechnungen bearbeiten, Reisekostenabrechnung oder auch Besprechungen mit Vorgesetzten und Kollegen.
Post und E-Mails
Vermeiden Sie den Fehler, Ihre E-Mails gleich dann zu lesen, wenn Sie im Büro angekommen sind. Sie sind dann noch frisch und hoch konzentriert und können sich den Aufgaben widmen, die genau diese Eigenschaften benötigen. Bearbeiten Sie Ihre (elektronische) Post stattdessen am späten Vormittag oder nach der Mittagspause.
Nur wenn Sie sehr viele (wichtige) E-Mails bekommen, schaffen Sie dafür täglich zwei Zeitblöcke. Entscheidend ist, dass Sie nicht ständig "zwischendurch" mal nachschauen, was es Neues gibt, aber diese Mails nicht bearbeiten.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement