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Zeitmanagement: Die zehn häufigsten Fehler

Lesezeit: 2 Minuten Ein wichtiger Teil der persönlichen Organisation ist das Zeitmanagement. Kommen Ihnen diese Sätze bekannt vor? "Ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr wo mir der Kopf steht." oder "Sieht mein Chef denn nicht, dass ich schon genug zu tun habe?" Mit der richtigen Organisation schaffen Sie mehr Zeit für das Wesentliche.

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Zeitmanagement: Die zehn häufigsten Fehler

Zeitmanagement: Die zehn häufigsten Fehler

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Fehler Nr. 1: Keine oder unklare Prioritäten

Nicht alles hat die gleiche Priorität, von daher ist es wichtig, dass Sie Aufgaben Prioritäten zuweisen. Wenn Ihnen das schwer fällt, dann setzen Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten zusammen und erarbeiten Sie gemeinsam die Prioritäten.

Fehler Nr. 2:  Keine Ziele gesetzt

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, setzen Sie sich Ziele. Was soll mit der Erledigung einer bestimmten Aufgabe erreicht werden? Fehlende Informationen sollten von Ihnen zunächst eingeholt werden, das verhindert unter Umständen Mehrarbeit.

Fehler Nr. 3: Man verschwendet Zeit, wenn man nicht plant

Einer genaue Planung folgt eine systematische Vorgehensweise und Sie kommen dadurch sehr viel schneller ans Ziel.

Fehler Nr. 4: Heben Sie nicht alles auf

Trennen Sie sich ohne Überlegung von unwichtigen Dingen – ohne sich die Frage zu stellen, ob ein Dokument vielleicht später noch einmal benötigt werden könnte. Wieviel Zeit haben Sie damit verschwendet, Dokumente aus diesem Grund zu sammeln und diese dann nie wieder in die Hand genommen? Sehen Sie!

Fehler Nr. 5: Keine Besprechung ohne Vorbereitung

Jeder Mitarbeiter sollte eine Besprechung sorgfältig vorbereiten, sonst hält er andere von wichtiger Arbeit ab.

Fehler Nr. 6: Nehmen Sie nur soviel Arbeit an wie Sie auch schaffen können

Wenn Sie absehen können, dass Sie ein neues Projekt nicht rechzeitig schaffen können, da Sie bereits an Projekten gleicher oder ähnlicher Priorität arbeiten, dann teilen Sie das Ihrem Vorgesetzten mit. Überlassen Sie es ihm, ob er das neue Projekt an andere Mitarbeiter delegiert oder bestehende Arbeit von Ihnen „abzieht“, um mehr Kapazität zu schaffen.

Tipp: Es ist durchaus gerechtfertigt und überaus im Sinne der Unternehmenseffizienz, Arbeit abzulehnen. Auch „Nein“ zu sagen will gelernt sein.

Fehler Nr. 7: Übertreiben Sie es nicht mit dem Perfektionismus

Es gibt einen Unterschied zwischen „perfekt“ und „perfektionistisch“, wobei Letzteres eine übertriebene Variante von Ersterem ist. Das muss nicht sein. Oft ist es wichtiger, dass etwas erledigt wird, als dass es perfekt erledigt wird.

Fehler Nr. 8: „Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen!“

Das Aufschieben  von ungeliebten Aufgaben hält Sie davon ab, effizient zu arbeiten, weil Sie immer daran denken müssen, dass diese Aufgaben ja noch vor Ihnen liegen.

Fehler Nr. 9: Planen Sie nie ohne Puffer!

Puffer müssen sein, sonst gerät man in Verzug und Stress stellt sich ein. Eine gute Faustregel ist es, 15% der ursprünglich geplanten Zeit als Puffer draufzuschlagen.

Fehler Nr. 10: Nicht delegieren wollen

Hier muss man an sich arbeiten. Innerhalb eines Teams muss es grundsätzlich möglich sein, zu delegieren. Es gibt Aufgaben, die man besser alleine erledigt und wiederum andere, die effektiver durch Teamwork zu erledigen sind. Vertrauen Sie Ihren Kollegen!

Bildnachweis: fotomek / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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