Word bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um Ihre (Unternehmens-)Korrespondenz, die Sie ggf. in Hinblick auf zeitgemäßere Formulierungen überarbeitet haben, zu formatieren bzw. mit Feldern, Formularen und Vordrucken zu standardisieren. In diesem Artikel wollen wir Ihnen dazu inhaltliche aber auch EDV-technische Tipps für die Nutzung von Word 2003, 2007 und 2010 vorstellen.
Das Erstellen und Arbeiten von Dokumentvorlagen erleichtert Ihren beruflichen Arbeitsalltag und sorgt für gleichbleibende qualitativ hochwertige und ansprechende Unternehmenskorrespondenz.
Welche Vorteile bieten Ihnen eine Dokumentvorlage?
- Mit einer Dokumentvorlage können Sie Texte allgemeingültig und inhaltlich verständlich abspeichern. Somit stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens immer die gleichen Texte für die Unternehmenskorrespondenz verwenden.
- In einer Dokumentvorlage legen Sie die wesentlichen Grundelemente eines Dokumentes (Logo, Schriftzug, Schriftfarbe) im Rahmen des CI (Corparate Identity) fest. Somit erhält Ihre Unternehmenskorrespondenz einen Wiedererkennungswert.
- Darüber hinaus können Sie mögliche Formatvorlagen festlegen, so dass die Mitarbeiter einzelne Texte in der Unternehmenskorrespondenz schnell formatieren.
1) Inhaltliche Grundlagen
Dokumentvorlagen müssen in Bezug auf die wesentlichen Grundelemente des Dokumentes geplant werden. In der nachfolgenden Übersicht finden Sie für diese Grundelemente eine Zusammenstellung.
Musterbrief:
- Firmen-Logo
- Absenderdaten
- Adressfeld
- Betreff- und Bezugszeile
- ggf. Informationsblock für die Absenderdaten
- Formular zur Eingabe von Daten
- Je nach Einsatz des Formulars Festlegung von Feldern, anhand derer der Benutzer erkennt, welche Daten er im Formular eintragen soll
Telefonnotiz:
- Name des Anrufers
- Firma
- Telefonnummer
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Gesprächs
- Betreff
- Verschiedene Ankreuzfelder
Rückruf erbeten
Kunde ruft wieder an
Faxvorlage:
- Absenderdaten
- Name des Empfängers mit Faxnummer
- Datum und Seitenzahl
- Betreff
- Eingabefeld für die Textnachricht
Aktennotiz:
- Thema des Vorgangs
- Gesprächsteilnehmer
- Datum des Vorgangs
- Ergebnis des Gespräches
- Datum und Unterschrift
- Formulars zur Eingabe von Daten
- Je nach Einsatz des Formulars Festlegung von Feldern, anhand derer der Benutzer erkennt, welche Daten er im Formular eintragen soll
2) EDV-technische Grundlagen
Bei der Erstellung einer Dokumentvorlage gibt es in Word 2003 / 2007 / 2010 mehrere Arbeitsschritte, die man beachten und anwenden sollte.
a) Dokumentvorlage: Musterbrief / Telefonnotiz / Faxformular / Aktennotiz
Erstellung des Grundkonzeptes mit den wesentlichen "Inhalten" (Beschreibung siehe oben), sodass variabel weiterer Text erfasst werden kann:
- Abspeichern des Grundkonzeptes als Dokumentvorlage
- Word 2003 Menüpunkt: Datei – Speichern unter – Dateityp DOT
- Word 2007 Office-Button – Speichern unter – Dateityp DOTX
- Word 2010 Register Datei – Speichern unter – Dateityp DOTX
b) Formular zur Eingabe von Daten
Erstellung des Grundkonzeptes mit den wesentlichen "Feldern"
Die Felder dazu findet man auf folgender Symbolleiste (Word 2003) bzw. folgendem Register (Word 2007/2010):
- Formular erstellen
- Word 2003: Menüpunkt Ansicht Symbolleiste Formulare
- Word 2007: Register Entwicklertools Einstellung über Office-Button – Register "Häufig verwendet"
- Word 2010: Register Entwicklertools – Register – Menüband anpassen
- Formular speichern
- Word 2003: Symbol in der Symbolleiste Formulare
- Word 2007: Symbol in der Symbolleiste Register Entwicklertools
- Word 2010: Symbol in der Symbolleiste Register Entwicklertools