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Zeitgemäße Korrespondenz mithilfe von PowerPoint 2010 erstellen

Lesezeit: 2 Minuten PowerPoint bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um Ihre Präsentationen, die Sie möglicherweise in Hinblick auf zeitgemäßere Darstellungen überarbeitet haben, zu optimieren. In diesem Artikel wollen wir Ihnen dazu inhaltliche aber auch EDV-technische Tipps für die Nutzung von Powerpoint 2003 - 2007 - 2010 vorstellen.

2 min Lesezeit
Zeitgemäße Korrespondenz mithilfe von PowerPoint 2010 erstellen

Zeitgemäße Korrespondenz mithilfe von PowerPoint 2010 erstellen

Lesezeit: 2 Minuten

Vorbereitung einer Präsentation

Bei der Erstellung einer Präsentation sollten Sie inhaltliche Fragen vor Erstellung der Präsentation klären, damit Sie beim Erstellen der Präsentation die einzelnen Folien in PowerPoint schnell, effektiv und inhaltlich logisch eingeben können. Manchmal gibt es bereits andere Präsentationen mit ähnlichen Inhalten, aus denen Sie Folien übernehmen können. All dieses muss geplant werden.

Darüber hinaus lebt eine lebendige Präsentation nicht nur von der Vortragsweise des vortragenden Redners, sondern auch von Abbildungen, Diagrammen, Musik und Videos sowie von Animationen auf einzelnen Folien. Alle diese Gestaltungselemente machen einen Vortrag interessant und binden die Aufmerksamkeit der Vortragsteilnehmer an die Präsentation.

Besonders in Bezug auf den Vortrag der Präsentation muss genau geplant werden, wie viel Routine der vortragende Redner besitzt. Unerfahrene Redner brauchen mehr Hilfsmöglichkeiten, wie z. B. Notizen, um den Vortrag kommunikativ zu präsentieren. Auch in diesem Zusammenhang bietet PowerPoint einige Hilfsmöglichkeiten. Aus diesen Vorüberlegungen ergeben sich folgende Planungsschritte:

1) Wozu soll die Präsentation verwendet werden?

Produktvorstellung, Fachvortrag, Projektbericht

2) An wen richtet sich die Präsentation?

Analyse der Zielgruppe

3) Welche Informationen sollen in der Präsentation dargestellt werden?

  • Festlegung und Sammlung der Informationen
  • Planung der Reihenfolge der Präsentation

4) Welche PowerPoint-Elemente kommen zum Einsatz?

  • Einsatz einer Präsentationsvorlage, z. B. im Rahmen des CI (Corporate Identity)
  • Verwendung von Videos, Audiodateien
  • Animation von Diagrammen, SmartArt-Grafiken

5) Was muss für den Vortrag geplant werden?

  • Vortrag mit oder ohne Notizen?
  • Erstellung von Handzetteln für die Teilnehmer
  • Überprüfung der Technik im Vortragsraum

Erstellung der Präsentation

Zu den Vorüberlegungen zum Aufbau einer Präsentation gehören inhaltliche und EDV-technische Grundlagen, die man bei der Erstellung einer Präsentation kennen, anwenden und beherrschen sollte. Viele Präsentationen sind nicht nur in Bezug auf die Vortragsweise des vortragenden Redners wenig ansprechend, sondern auch in Bezug auf die grafische Ausgestaltung.

Wenn Sie die folgenden Tipps beachten, dann erstellen Sie damit Präsentationen, die Sie sowohl als Vortragspräsentation als auch als selbst ablaufende Präsentation an Ihrem Empfang oder an einem Messestand verwenden können.

Inhaltliche Grundlagen der PowerPoint-Präsentation

  • Nicht zu viele Aufzählungspunkte auf einer Folie
  • Stichworte statt ganzer Sätze
  • Schriftgröße 24 pt.
  • Nicht mehr als 3 Formatierungen
  • Klare Linienführung beim linken Rand

EDV-technische Grundlagen der PowerPoint-Präsentation

Erstellung von Mastervorlagen im Rahmen des CI (Corporate Identity)

Im Rahmen des CI bekommt die Erstellung einer Mastervorlage eine zunehmend wichtige Bedeutung, weil Sie über die Mastervorlage, die Sie dann als PowerPoint-Vorlage (*.pot in PowerPoint 2003 und *.potx ab PowerPoint 2007) erstellen, für alle Mitarbeiter eine immer gleich aussehende Präsentationsvorlage festlegen.

  • PowerPoint 2003
    Menüpunkt Ansicht – Untermenüpunkt Master à Folienmaster
  • PowerPoint 2007
    Register Ansicht – Untermenüpunkt Folienmaster
  • PowerPoint 2010
    Register Ansicht – Untermenüpunkt Folienmaster

SmartArt & Video- und Audiodateien

PowerPoint 2003 – Menüpunkt Einfügen,
PowerPoint 2007 – Register Einfügen,
PowerPoint 2010 – Register Einfügen

Tipp:

Ab PowerPoint 2007 lassen sich Video- und Audiodateien schneiden und bearbeiten.
Ab PowerPoint 2007 lassen sich einzelne Elemente aus den SmarArt einzeln animieren.
Ab PowerPoint 2010 können Sie aus einer Präsentation ein Video erstellen.

Bildnachweis: kasto / stock.adobe.com

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