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Zeitfallen umgehen – mehr Zeit für sich gewinnen

Lesezeit: 2 Minuten Niemand möchte sinnlos Zeit vertun und doch passiert es immer wieder. Schon Napoleon wusste: "Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und den Menschen doch das Kostbarste stehlen: Die Zeit." Damit es Ihnen nicht genauso ergeht und Sie die täglich auftretenden Zeitfallen clever umgehen lernen, habe ich für Sie drei Strategien zusammengestellt. Richtig angewendet helfen Sie Ihnen, mehr Zeit für sich zu gewinnen.

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Zeitfallen umgehen - mehr Zeit für sich gewinnen

Zeitfallen umgehen – mehr Zeit für sich gewinnen

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1. Strategie: Gegen zeitraubende Besuche vorgehen.

Es gibt Besucher, mit denen man schnell auf den Punkt kommt und alles Nötige bespricht. Und dann gibt es welche, mit denen Sie einfach nicht zu Potte kommen, weil es Ihnen zu sehr gefällt, sich mit dieser sympathischen Person intensiv zu unterhalten. Sie kommen vom Hundertsten ins Tausendste und die Zeit rast dahin. Bis Sie es merken, ist es häufig schon zu spät und die verlorene Zeit können Sie nur mit viel Mühe wieder ausgleichen.

Die Lösung: Arbeiten Sie sachorientiert und halten Sie sich an Ihren vorgesehenen Zeitrahmen. Fällt Ihnen das schwer, verabreden Sie sich von vornherein nicht in Ihrem Büro, sondern an einem anderen Ort (Besprechungszimmer, leeres Büro). Denn wer es sich bei Ihnen erst mal gemütlich gemacht hat, der geht nicht so einfach wieder. Ein anderes Zimmer können Sie jedoch verlassen, wenn das Gespräch beendet ist. Ist es nicht zu vermeiden, dass der Besucher in Ihr eigenes Büro kommt, dann gibt es auch hier eine Alternative.

Beispiel: Sie legen für den anderen sichtbar Ihre Armbanduhr (oder Ihr Smartphone mit Uhranzeige) auf den Tisch und kündigen den konkreten Zeitrahmen an: „Wir haben 20 Minuten, dann habe ich den nächsten Termin.“ Dadurch legen Sie sich fest und machen dem anderen deutlich, dass er schnell zum Thema kommen muss.

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2. Strategie: Kleinigkeiten nicht den Vorrang geben

Wenn Sie Zeitfallen umgehen und produktiver arbeiten möchten, dann beherzigen Sie einen wichtigen Grundsatz des Zeitmanagements: Kümmern Sie sich zuerst um Ihre wichtigen Aufgaben. Kleinigkeiten wie Unterlagen sortieren, Schreibtisch aufräumen, kopieren, abheften und ähnliches, das vermeintlich nicht viel Zeit kostet, summieren sich im Laufe des Tages leicht zu Stunden. Und abends stellen Sie dann ganz erstaunt fest, dass Sie zwar hintereinander weg gearbeitet, aber kaum etwas Substanzielles geschafft haben.

Doch warum passiert Ihnen das immer wieder? Weil Sie den zeitlichen Umfang dieser Tätigkeiten nicht konkret einschätzen können. Sie verplanen sich regelmäßig, weil Sie glauben, diese kleinen Aufgaben lassen sich schnell, fast wie nebenbei, erledigen. Um diesem Trugschluss nicht zu unterliegen, achten Sie zukünftig einfach darauf, welche Arbeit Sie gerade erledigen und ob diese Ihren wichtigsten Zielen zuträglich ist

3. Strategie: Mehr Zeit für sich selbst einplanen

Leicht gesagt, schwer getan, denn der Zeitdruck und die Anforderungen im betrieblichen Bereich steigen leider unaufhörlich. Doch wenn es Ihnen nicht gelingt, aus diesem Hamsterrad auszusteigen, brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn Ihre eigenen Bedürfnisse und die Ihrer Familie zu kurz kommen.

Mein Vorschlag: Nehmen Sie sich mal eine Auszeit und durchdenken Ihre Situation. Beugen Sie sich dem Druck, versuchen Sie immer mehr zu schaffen in der selben Zeit und somit schneller zu arbeiten – Glauben Sie tatsächlich, so Ihre Zeit hocheffektiv zu nutzen? Vergessen Sie’s ganz schnell. Wenn Sie durchpowern ohne auch nur den Kopf zu heben, produzieren Sie automatisch mehr Fehler, Ihre Produktivität sinkt und Sie erkaufen sich Arbeitsleistung durch Gesundheit. Sie glauben, es schon irgendwie zu schaffen.

Doch das ist ein Trugschluss. Sie sind weder eine Maschine (und selbst die wird regelmäßig gewartet!), noch für den Dauerbetrieb ausgelegt. Der Körper verzeiht Ihnen das vielleicht eine gewisse Zeit, doch dann schlägt er mit aller Kraft zurück. Und zwar mit allen unangenehmen Folgen: Herzinfarkt, Schlaganfall, Burnout. Lassen Sie es daher nicht so weit kommen. Denken Sie wieder mehr an sich und planen Sie ganz bewusst Erholungsphasen ein. Machen Sie regelmäßig Pausen und laden Sie Ihre Batterien auf. Es nützt nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrer Firma und Ihrer Familie.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement

Bildnachweis: Racle Fotodesign / stock.adobe.com

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