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Zeitdiebe: 3 Tipps, wie Sie Ihr Selbstmanagement in den Griff bekommen

Lesezeit: 2 Minuten Wenn jemand häufig über fehlende Zeit jammert, dann liegt es oft daran, dass er viele Zeitdiebe nicht kennt oder erkennt. Denn die meisten von ihnen tarnen sich sehr geschickt und sind auf den ersten Blick kaum auszumachen. Umso wichtiger ist es dann dafür zu sorgen, dass solchen Zeitdieben der Boden unter den Füßen entzogen wird. Wie Sie dabei am besten vorgehen, verraten die folgenden Tipps.

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Zeitdiebe: 3 Tipps, wie Sie Ihr Selbstmanagement in den Griff bekommen

Zeitdiebe: 3 Tipps, wie Sie Ihr Selbstmanagement in den Griff bekommen

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1. Zeit-Tipp: Unterschätzen Sie nicht die „Kleinigkeiten“

Sie kennen bestimmt solche Aktivitäten, die vermeintlich kaum Zeit kosten: Ein kurzer Gang zum Kopierer, mal schnell die Mails überfliegen (nicht etwa gleich bearbeiten, was viel sinnvoller wäre) oder zum dritten Mal einen Zettel suchen, der sich in einem Stapel auf Ihrem Schreibtisch befinden müsste. Doch genau solche Kleinigkeiten stehlen Ihnen in der Summe jede Menge Zeit. Sie glauben mir nicht? Dann achten Sie mal nur ein paar Tage auf solche Dinge und addieren die Zeiten. Sie werden erstaunt sein, was da so zusammen kommt. Dann reden wir nicht mehr über Minuten, sondern über Stunden.

Stellt sich die Frage, warum das kaum auffällt? Weil in den meisten Fällen der Zeitaufwand völlig falsch eingeschätzt wird. Da gibt es nicht umsonst den Witz über die Hausfrau, die zu ihrem Mann sagt: „Schatz, ich geh nur mal kurz zur Nachbarin, rühr‘ mal bitte alle halbe Stunde die Suppe um.“ Sie schmunzeln vielleicht, aber genau darum geht es. Achten Sie mehr auf die Kleinigkeiten, die viel Zeit kosten. Bündeln Sie Aufgaben und fassen Sie Aktivitäten zusammen. Sie werden produktiver und sparen Zeit.

2. Zeit-Tipp: Lassen Sie sich weniger ablenken

Ablenkungen treten immer dann auf den Plan, wenn Ihnen etwas keinen Spaß macht, langweilig ist oder Sie gezwungen sind, diese Tätigkeit auszuführen. Dann ist selbst die kleinste Unterbrechung eine willkommene Abwechslung und Sie stürzen sich genüsslich darauf. Ob Ihr E-Mail-Programm die Ankunft einer neuen Mail meldet oder jemand gerade den Kopf zur Tür hereinsteckt – Hauptsache, Sie müssen an Ihrer nervigen Sache nicht weiterarbeiten.

Dagegen können Sie sich nur schwer abschotten, denn Aufmerksamkeit steuert sich immer selbst. Schließlich soll Ihr Gehirn Sie vor möglichen Gefahren bewahren und nicht abwägen, ob es tatsächlich gefährlich so ist oder nicht. Deshalb haben Sie Mühe, Ablenkungen zu ignorieren. Es sei denn, Sie zwingen sich zur Konzentration, bis die Aufgabe beendet ist. Und das können Sie nur, wenn Sie sich eingestehen, dass kein Weg daran vorbeiführt und dass Sie Ablenkungen zwar registrieren, aber sich nicht darauf einlassen. Das verschafft Ihnen zeitlichen Spielraum und Sie erreichen Ihre Ziele schneller.

3. Zeit-Tipp: Handeln Sie nicht übereilt

Wenn Sie selbst viel zu tun haben, trifft Sie ein Hilferuf eines Kollegen oder Mitarbeiters wie „Könnten Sie mir mal aus der Patsche helfen?“ oft unvorbereitet. Eine scheinbar harmlose Frage, die es aber in sich hat. Da steht jemandem offensichtlich das Wasser bis zum Hals und nur Sie können helfen. Sagen Sie jetzt ohne nachzudenken sofort zu, sitzen Sie in der Falle. Sie wissen vielleicht noch gar nicht, was auf Sie zukommt, haben sich aber schon festgelegt.

Prüfen Sie daher in solchen Situationen immer zuerst, worum es geht und treffen Sie dann Ihre Entscheidung. Haken Sie auch nach: Hat der Bittsteller es selbst verursacht oder kann er nichts dafür? Dann fragen Sie sich: Wie viel Zeit kostet mich das? Was bleibt dafür bei mir liegen? Kann ich das wieder aufholen oder komme ich selbst in zeitliche Schwierigkeiten? Erst wenn die Antworten auf diese Fragen positiv ausfallen, sollten Sie handeln.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

Bildnachweis: lassedesignen / stock.adobe.com

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