Warum kosten e-Mails deutlich mehr Zeit, als sie einsparen?
Interessanterweise denken User nie wirklich darüber nach, welchen Einfluss ihre e-Mail-Kommunikation auf Mitarbeiter, Kollegen und Business-Partner hat. Experten haben festgestellt, dass interessanterweise die einfachsten Kommunikations- und Höflichkeitsregeln in e-Mails oftmals komplett außer Acht gelassen werden – vielfach aus purer Gedankenlosigkeit.
e-Mails zeugen oftmals von Gedankenlosigkeit und Unkonzentriertheit
Zum Beispiel ist es eine Unart, e-Mails mitten in der Nacht zu schreiben und dann auch sofort auszusenden. Dieses Verhalten erschafft in jedem Falle eine gewisse Drucksituation auf die Mitarbeiter und Kollegen, die eben in der Nacht "nicht im Dienst" waren und schliefen.
Eine anderes Beispiel ist typisch für das Beantworten längerer e-Mails, in denen zu mehreren Punkten um Stellungnahme oder Antwort gebeten wird: "Ich beantworte schon einmal die Fragen 2, 4 und 5…" und hinterlässt wahlweise den Rückschluss, als habe er grade keine Lust, sich mit der Beantwortung der anderen Fragen auseinander zu setzen, als erachte er diese Fragen für unwichtig oder als hoffe er, dass diese Fragen in Vergessenheit geraten.
In jedem Falle bedeuten solch unvollständig beantwortete e-Mails aber für den Sender, dass er "nicht für voll" genommen wird.
Eine weitere Unart ist es, mehr oder weniger wahllos andere Kollegen oder Vorgesetzte in e-Mails auf "cc" zu setzen…mögen diese doch herausfinden, welcher Teil des bisher abgelaufenen e-Mail-Verkehrs ihn betrifft oder warum er auf einmal in einen für ihn eigentlich fremden Vorgang einbezogen werden soll. Tatsächlich geschieht dies allerdings nur, um sich abzusichern und um Verantwortlichkeiten zu verlagern.
Auch werden e-Mails gerne an sehr große Verteiler versendet. Tatsächlich liegt dies allerdings in aller Regel daran, dass sich der Absender nicht wirklich Gedanken gemacht hat, wen diese Nachricht denn nun tatsächlich betrifft. Da ist es doch viel einfacher, im Zweifel andere Kollegen oder Bereiche einfach in die e-Mail mit einzukopieren. Ist ja nicht die Zeit des Senders, die verschwendet wird, sondern die des Empfängers.
Und, ganz schlimm: das Benutzen von Blackberrys. e-Mails werden somit bearbeitet in einer Phase, in der der Sender tendenziell nicht komplett konzentriert bei der Sache ist – in der S-Bahn, im Zug, im Taxi, am Flughafen, in einem Strassencafè. In jedem Falle ist der Sender in einer lauten, ablenkenden Umgebung, möchte aber, trotz der Tatsache, dass er verhältnismäßig unkonzentriert ist, schnell antworten, tippt diese Antwort extrem kurz angebunden mit zwei Daumen – und verschwendet dann die Zeit der Empfänger, die trotz der abgehackten Ausdrucksweise und der Tippfehler herauszufinden versuchen, was genau gemeint ist.
Missverständnisse sind somit vorprogrammiert. Und diese kosten wiederum Zeit, Geld und Nerven.
Im nächsten Artikel geben ich Ihnen einige sehr hilfreiche Tipps, wie Sie in Ihrer e-Mail-Kommunikation Zeit, Geld und Nerven sparen können.