Einige der meistverbreiteten Missverständnisse im Umgang mit e-Mails. Sind sie wirklich so hilfreich? Wenn ja – warum stellen sie dann für uns eine solche Belastung dar? Wenn nein – warum arbeiten wir nicht an unserem Verhalten? Warum fällt uns e-Mail-Kommunikation manchmal so schwer?
Versuchen Sie einmal für einen Moment, e-Mails zu betrachten als
- Gefährlich
- Etwas, das nur dem Sender nützt
- Schädlich
- Nutzlos
- Etwas, das Prozesse verlangsamt und nicht beschleunigt
E-Mails sind gefährlich
…denn e-Mails stehlen Zeit und hindern uns daran, das zu tun, wofür wir eigentlich bezahlt werden und was unsere eigentliche Aufgabenstellung ist – es sei denn, wir wären professionelle e-Mail – Schreiber. Dies sind wir aber nicht.
E-Mails sind nutzlos
…denn ein Großteil der vermittelten Informationen könnte wesentlich einfacher und effizienter übermittelt werden als durch e-Mails und überdies noch Fehler vermieden werden. Sogar Daten könnten über Fileserver ausgetauscht werden. Somit sind ca. 90% der e-Mails eher überflüssig, denn sie stellen ein einfaches Tool ausschließlich für den Sender dar; allerdings nur für ihn. Doch er vergisst, dass er sehr bald der „Empfänger“ ist, nämlich bereits im nächsten Schritt…
E-Mails nutzen nur dem Sender
Der Empfänger der e-Mail ist der klare Verlierer. Der Sender kann schreiben, wann immer er dazu Zeit hat, was immer er möchte, wozu immer er Lust hat. Der Empfänger hat hierbei nicht die kleinste Chance, diese e-Mails zu vermeiden oder zu umgehen und hat somit recht häufig das Gefühl, in eine Situation gedrängt worden zu sein, in der er in jedem Falle zu antworten hat…und dies auch noch recht schnell und qualifiziert, insbesondere wenn andere einkopiert sind.
Völlig unabhängig davon, was er gerade zu tun hatte, was er plante oder in welch anderem Konzentrations- und Arbeitsprozess er sich gerade befand – er muß auf die e-Mail des Senders reagieren.
E-Mails sind schädlich
…aus dem ganz einfachen Grund, dass diese angeblich so informelle Atmosphäre in der e-Mail-Kommunikation uns glauben lässt, dass alles so einfach, so easy-to-handle und so rasch zu erledigen wäre. Tauchen allerdings Probleme in der Zusammenarbeit auf, ändert sich die Stimmung sehr bald und wechselt in einen wahlweise Vorwurfs- oder Verteidigungsmodus
E-Mails verlangsamen Prozesse
…und zwar alleine deshalb, weil oftmals zu viele Kollegen involviert sind und Verantwortlichkeiten durch unklare e-Mail-Kommunikations-Richtlinien hin- und hergeschoben werden. e-Mail-Kommunikation zur Abstimmung von Prozessen erfordert üblicherweise die dreifache Arbeitszeit im Vergleich zu direkten Gesprächen oder Telefonkonferenzen.
Sie erscheint oftmals als reine Beschäftigungstherapie. Gerade hier entsteht nach meiner Erfahrung ein Einsparpotenzial im direkt messbaren, mindestens 5-stelligen Bereich.
Wie lässt sich also durch effizientes e-Mail Management dieser Missstand abhelfen?
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