Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen nutzen. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD und hilft Ihnen, die richtige Wahl für Ihre Buchhaltung zu treffen.
Die E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor die Herausforderung, sich mit den gängigen Rechnungsformaten auseinanderzusetzen. Zwei der wichtigsten Standards in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD. Doch worin unterscheiden sich diese Formate, und welches ist für Ihr Unternehmen geeignet? In diesem Artikel erhalten Sie eine praxisnahe Übersicht über die beiden Formate und erfahren, wie Sie die richtige Wahl für Ihre Rechnungsprozesse treffen.
Warum sind strukturierte E-Rechnungsformate notwendig?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Rechnungen müssen einem strukturierten, maschinenlesbaren Format entsprechen, um eine automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen. PDF-Dateien allein genügen nicht den gesetzlichen Anforderungen. Die wichtigsten Formate, die in Deutschland für die digitale Rechnungsstellung anerkannt sind, sind XRechnung und ZUGFeRD.
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist das von der deutschen Verwaltung bevorzugte E-Rechnungsformat. Es basiert auf einem rein strukturierten XML-Datenformat, das keine visuelle Darstellung der Rechnung enthält. Stattdessen werden alle Rechnungsinhalte in einer maschinenlesbaren Struktur hinterlegt, die eine direkte Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen ermöglicht.
Wichtige Merkmale der XRechnung:
- Verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber nach der E-Rechnungsverordnung.
- Besteht ausschließlich aus einer XML-Datei ohne visuelle Darstellung.
- Standardisiert durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
- Unterstützt die automatische Prüfung und Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Für Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist die Nutzung der XRechnung verpflichtend.
Was ist ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Struktur. Dadurch ist es sowohl für maschinelle Verarbeitung als auch für die visuelle Darstellung geeignet. Unternehmen, die ihre Rechnungen sowohl digital als auch für die manuelle Bearbeitung bereitstellen möchten, profitieren von dieser hybriden Lösung.
Wichtige Merkmale von ZUGFeRD:
- Hybridformat: Kombination aus PDF und XML-Daten.
- Kann sowohl manuell gelesen als auch maschinell verarbeitet werden.
- Kompatibel mit vielen gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
- Geeignet für Unternehmen, die Rechnungen sowohl an öffentliche Auftraggeber als auch an Geschäftspartner senden.
XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format ist das richtige?
Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab:
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Öffentliche Auftraggeber | Pflicht | Möglich |
| Maschinenlesbarkeit | 100 % XML | Hybrid (PDF + XML) |
| Optische Darstellung | Nein | Ja |
| Unterstützung durch ERP-Systeme | Hoch | Hoch |
| Einsatz für B2B | Möglich | Optimal |
| Einsatz für B2G | Verpflichtend | Möglich |
Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen an öffentliche Behörden stellt, führt kein Weg an der XRechnung vorbei. Falls Sie jedoch sowohl digitale als auch optisch lesbare Rechnungen versenden möchten, ist ZUGFeRD eine flexible Alternative.
So stellen Sie Ihr Unternehmen auf E-Rechnungen um
Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Prüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungssoftware: Ist sie in der Lage, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen zu erzeugen und zu verarbeiten?
- Passen Sie Ihre Buchhaltungsprozesse an: Schulungen für Mitarbeiter und klare Richtlinien für den Rechnungsversand sind entscheidend.
- Kommunizieren Sie mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Kunden und Lieferanten über die Umstellung auf E-Rechnungen.
- Nutzen Sie ein ERP- oder Buchhaltungssystem, das E-Rechnungen unterstützt: Moderne Softwarelösungen bieten oft eine direkte Integration der relevanten Formate.
Die richtige Wahl für Ihre E-Rechnungen treffen
Die Einführung der E-Rechnung ist für Unternehmen unumgänglich. Während die XRechnung für den öffentlichen Sektor Pflicht ist, bietet ZUGFeRD eine flexible Lösung für den allgemeinen Geschäftsverkehr. Die Wahl des richtigen Formats hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Eine frühzeitige Umstellung und die Wahl der passenden Software erleichtern die Implementierung und sorgen für rechtskonforme Rechnungsprozesse.
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bundesministerium der Finanzen | Industrie- und Handelskammer | Forum elektronische Rechnung Deutschland
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