In einem Unternehmenshandbuch werden die Organisations- und Arbeitsprozesse genau beschrieben, sodass auch ein Außenstehender in der Lage ist, die Abläufe nachzuvollziehen. Darüber hinaus enthält ein solches Handbuch eine Reihe weiterer Informationen, beispielsweise:
• Hintergrundinformationen über das Unternehmen (Gründungsdetails, Namensentwicklung etc)
• Liste der Leitungskräfte
• Beschreibung der Produkte und Dienstleistungen
• Kleidungsvorschriften
• Organigramm
• Zuständigkeiten der Mitarbeiter
• Arbeitsplatzbeschreibungen
• Profil des Unternehmensgründers
Das Unternehmenshandbuch ist nicht nur um ein Werkzeug zur Optimierung von Arbeitsprozessen. In einem solchen Handbuch werden die Wertvorstellungen eines Unternehmens formuliert.
Wozu ist ein Unternehmenshandbuch gut?
Ein Firmenhandbuch erfüllt mehrere Zwecke. Zum einen enthält die Schrift einige grundsätzliche Wertvorstellungen und Leitlinien, die im Idealfall als Grundlage für das Alltagsgeschäft dienen. Den Mitarbeitern dient ein solches Handbuch als Orientierung für ihr tägliches Handeln. In einem Unternehmenshandbuch sind die Arbeitsabläufe klar beschrieben.
Neue Mitarbeiter können sich anhand des Unternehmenshandbuchs orientieren und nachvollziehen, wie die Arbeitsabläufe funktionieren. Die enthaltenen Arbeitsplatzbeschreibungen sind hilfreich, wenn ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft für längere Zeit ausfällt. In diesem Fall kann eine Vertretungskraft sich mithilfe des Handbuchs schnell orientieren.
Die meisten Unternehmen sind bestrebt, ihre Umsätze kontinuierlich zu steigern. Ein Wachstum ist jedoch nur dann möglich, wenn die interne Organisation dies zulässt. Beim Durchsehen des Handbuches stößt man oft auf Dinge, die noch ausbaufähig sind. Wenn man die Arbeitsprozesse in schriftlicher Form betrachtet, fällt es oft leichter, Schwachstellen auszumachen.
Ein Unternehmenshandbuch muss regelmäßig auf den neusten Stand gebracht werden. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, an der Gestaltung des Unternehmenshandbuchs mitzuwirken. Das Handbuch muss stets verfügbar sein. Es macht Sinn, die Inhalte des Handbuchs auf der Internetseite des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. So können die Mitarbeiter vom Arbeitsplatz oder von zu Hause aus Einsicht nehmen.
Ohne Vision hat das Unternehmen keine Zukunft
In einem Unternehmenshandbuch sollte eine Vision enthalten sein. Wie soll die Firma in zehn Jahren aussehen? Welche Ziele will man in dieser Zeitspanne erreichen? Es liegt in der Natur der Sache, dass der Chef des Unternehmens die Inhalte des Handbuchs alle paar Jahre einer Prüfung unterzieht. In der Regel werden keine großen Änderungen vorgenommen, es sei denn, die Firma hat sich in der Zwischenzeit stark verändert. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn das Unternehmen mittlerweile in anderen Geschäftsfeldern aktiv ist.
Wie sollte ein Unternehmenshandbuch strukturiert sein?
Von der Form her gleicht ein Firmenhandbuch einem Businessplan. Es sind aber hauptsächlich interne Organisationsdetails enthalten. Finanzielle Daten sind meist nicht Bestandteil eines Unternehmenshandbuches. Einige Firmen legen in dieser Hinsicht Wert auf Transparenz und stellen den Mitarbeitern auch solche Informationen zur Verfügung.