Der Grund dafür, dass gleich mehrere Absätze auf einen Absatzbefehl reagieren, liegt darin, dass im Internet Absätze häufig nicht mit einer echten Absatzmarke abgeschlossen werden, sondern mit einem manuellen Zeilenwechsel. Richtige Absatzmarken geben Sie in Word mit der Eingabetaste ein. Wenn Sie die Sonderzeichen eingeblendet haben, erkennen Sie diese Absatzmarken an dem Paragraphenzeichen.
Manuelle Zeilenwechsel erscheinen als Sonderzeichen mit dem gleichen Symbol, das Sie auch auf Ihrer Eingabetaste auf der Tastatur wiederfinden. Solche Zeilenschaltungen werden in Word mit Umschalten + Eingabetaste eingegeben.
Um die Steuerzeichen für manuelle Zeilenwechsel überall im Text durch Absatzmarken zu ersetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Menü den Befehl "Bearbeiten/Ersetzen".
- In der Ersetzen-Dialogbox klicken Sie in das Feld "Suchen".
- Wählen Sie die Schaltfläche "Erweitern", um den unteren Befehlsbereich der Box aufzuklappen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Sonstiges", und wählen Sie den Eintrag "Manueller Zeilenwechsel". In Word 97 wird im Textfeld "Suchen" das Codezeichen "^z", ab Word 2000 das Codezeichen "^l" eingesetzt.
- Klicken Sie in das Feld "Ersetzen".
- Wählen Sie nun nach einem Klick auf die Schaltfläche "Sonstiges" oben in der Liste den Eintrag "Absatzmarke". In Word 97 wird im Textfeld "Ersetzen" das Codezeichen "^a", ab Word 2000 das Codezeichen "^p" eingesetzt.
- Wählen Sie die Schaltfläche "Alle Ersetzen", und bestätigen Sie den Ersetzungsvorgang. Der Job ist jetzt erledigt: Alle Absätze sind durch "richtige" Absatzmarken getrennt und reagieren individuell auf Absatzbefehle.