Word Serienbrief-Funktion aktivieren
Um in Word einen Serienbrief zu Erstellen müssen Sie Ihr Dokument zu einem Serienbrief-Dokument machen. Word 2007 und 2010 stellen dazu die Registerkarte "Sendungen" zur Verfügung. Sie können zwischen einem Brief, E-Mail, Umschlägen und Etiketten wählen.
Word Serienbrief-Empfänger auswählen
Dort können Sie mit dem Schalter "Empfänger auswählen" entscheiden, welche Liste oder Datenquelle Sie für die Adressen des Serienbriefs verwenden wollen. Die Auswahl an Möglichkeiten ist bei allen Word-Versionen sehr groß. Sie geht von Office-Programmen wie Word, Excel und Access bis zu SQL-Datenbanken.
Word-Serienbrief-Felder einfügen
Nachdem Sie Ihre Adress-Datenquelle ausgewählt haben benötigt Word die Seriendruckfelder im Dokument, um die Felder am richtigen Platz zu drucken. Stellen Sie den Textcursor an die Position, an der der Vorname und der Nachname des Empfängers erscheinen soll. Auf der Registerkarte "Sendungen" finden Sie in der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" den Dropdown-Schalter "Seriendruckfeld einfügen". Dieser bietet alle Felder Ihrer Datenquelle zur Auswahl an. Wählen Sie das Feld mit dem Vornamen des Empfängers aus. Sie sehen nun das Feld Vorname mit je 2 Kleiner- und Größerzeichen eingerahmt an der Cursorposition.
Word-Serienbrief-Felder richtig platzieren
Der Nachname des Empfängers soll nun mit genau einem Leerzeichen getrennt hinter dem Vornamen im Serienbrief erscheinen. Fügen Sie das Leerzeichen ein und anschließend wählen Sie das Seriendruckfeld Nachname mit dem Dropdown-Schalter "Seriendruckfeld einfügen" aus.
Weitere Seriendruckfelder einfügen und platzieren
Weitere Adressfelder fügen Sie mit der beschriebenen Technik an der passenden Position ein. Zur Kontrolle können Sie mit dem Schalter "Vorschau Ergebnisse" statt den Feldnamen die tatsächlichen Adressen einblenden lassen. Mit den blauen Pfeilschaltern rechts davon wechseln Sie zwischen den Adressen. Achtung: Haben Sie an den Feldern etwas geändert zeigt die Vorschau nur beim Wechsel auf eine andere Adresse die Veränderung an.