Worauf Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters achten sollten

"Dies ist der Anrufbeantworter von …" – mit dieser Floskel wollen Sie Ihren Anrufbeantworter vor dem Sommerurlaub nicht besprechen. Doch so schnell fallen Ihnen keine Alternativen ein. Die gibt es jetzt zum Auswählen in diesem Artikel. Dazu Hinweise, an welche Informationen Sie unbedingt denken und was Sie unbedingt vermeiden sollten.

Kennen Sie das? Eine der letzten Tätigkeiten vor dem Urlaub ist das Besprechen des Anrufbeantworters. Für den längeren Sommerurlaub ist das wichtig. Doch auch wenn Sie nur einige Tage nicht erreichbar sind, ist ein Kunde oder Geschäftspartner aktiv und versucht, Sie zu erreichen. Damit Sie sicher sein können, an alles gedacht zu haben, stellen Sie sich Ihren Wunschansagetext am besten gleich selbst zusammen.

Diese Informationen braucht ein Anrufer

Versetzen Sie sich gedanklich in einen Anrufer hinein. Dann fällt es leichter, an alle Details zu denken.

  1. Tagesgruß, Unternehmensname und Mitarbeitername
    Nennen Sie Ihren Vor- und Zunamen ohne den Hinweis Herr oder Frau.
  2. Grund der Nichterreichbarkeit
    Muss nicht zwingend genannt werden, ansonsten hier: Sommerpause, Sommerurlaub, Urlaubszeit, Betriebsferien. Sie können in diesen zwei Grundvarianten formulieren: "Wir haben … Sommerurlaub …" oder "Ihr Anruf erreicht uns in unserem …"
  3. Datum der Abwesenheit oder wann wieder erreichbar
    Beispielsweise "vom 23.7. bis 3.8.2012". Alternativ sagen Sie nicht, was Sie nicht bieten (= die Abwesenheit), sondern sagen Sie, was Sie bieten (= Erreichbarkeit). Konkret: "Ab 6.8.2012 sind wir wieder für Sie da."
  4. Möglichkeiten benennen
    Vertretung oder Angebot, nach der Rückkehr zeitnah zurückzurufen. Alternativen aufzeigen oder klar kommunizieren, was mit der Nachricht des Anrufers geschieht. Sie können wahlweise eine Vertretung benennen (Name, Telefonnummer, evtl. Zeiten) oder den Hinweis geben, dass Sie sich erst nach dem genannten Datum melden werden. Entschuldigen Sie sich nicht dafür, falls es keine Vertretung gibt. Machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht halten können (sofort, schnellstens, umgehend). Formulieren Sie lieber "zeitnah" oder "baldmöglichst".

Mein Formulierungsvorschlag für Sie

"Guten Tag, Videoproduktion Berg, hier spricht Susann Krämer. Wir haben gerade unsere kreative Sommerpause. Ab dem 6. August bin ich wieder wie gewohnt für Sie da. In dringenden Fällen erreichen Sie meinen Kollegen Jens Freya unter Telefon 01234 555-678 von 9:00 bis 16:00. Andernfalls sprechen Sie mir Ihre Nachricht bitte auf. Ich rufe Sie gern baldmöglichst zurück. Bis dahin wünsche ich Ihnen einen schönen Sommer."

Machen Sie nicht diese Fehler!

Hier sind einige Fettnäpfchen, die immer wieder vorkommen:

  • "Guten Tag, dies ist der Anrufbeantworter von …" / überflüssiger Hinweis
  • Wiederholtes Nennen des Firmennamens / hoher Nervfaktor
  • Gar kein Firmenname wird genannt, auch nicht der eigene Mitarbeitername. / unprofessionell
  • "Hier spricht Frau Meyer." / wirkt heutzutage antiquiert und von sich selbst als Herr oder Frau zu sprechen ist bestenfalls merkwürdig.
  • "Nennen Sie bitte nach dem Signalton …" / überflüssig, das wissen heutzutage alle
  • Witziges wirkt im Businesskontext schnell unseriös. / Menschen haben unterschiedlichen Humor.
  • Leiern Sie Ihren Text nicht herunter. / Klingt gelangweilt und so möchte kein Kunde behandelt werden. Wie beim Telefonieren gilt: Man "hört" Ihr Augenrollen.
  • Seien Sie nicht unangenehm "zuckersüß". / Aufgesetzte Freundlichkeit nimmt man Ihnen schnell übel, schlechtenfalls nimmt man Sie nicht ernst.

Jetzt sind Sie dran – Anrufbeantworter besprechen für den Sommerurlaub

Meine drei besten Tipps für Ihre Ansage:

  1. Schreiben Sie Ihren Text auf, dann sind Sie sicherer beim Sprechen. Zudem haben Sie gleich eine Vorlage für Kollegen oder das nächste Jahr.
  2. Sprechen Sie den Text einige Male laut.
  3. Massieren Sie sich kräftig beide Ohren, bevor Sie loslegen, die Stimme wird dadurch präsenter.

Mein letzter Tipp: Wenn Ihr Urlaub noch einige Zeit vor Ihnen liegt, ergänzen Sie Ihre E-Mail-Signatur, die auf die Abwesenheit hinweist. Beispielsweise ist in meiner Signatur dieses Jahr dieser Hinweis zu lesen: "Damit Sie planen können: Durch meine Sommerpause bin ich zwischen dem 23.7. und 21.8.2012 nicht erreichbar."

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation