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Wiedervorlage – Methoden und wie Sie einzusetzen sind

Es ist erwiesen: Ohne ein vernünftiges System der Wiedervorlage verbringen Sie als Vollzeitkraft eine bis anderthalb Stunden wöchentlich mit der Suche nach Vorgängen, Unterlagen oder Informationen. Die Wiedervorlage ist also ein wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden Dokumentenmanagements. Doch welche Methoden der Wiedervorlage gibt es?

Wiedervorlage – Methoden und wie Sie einzusetzen sind

Typische Situationen, in denen Ihnen eine Wiedervorlage hilft

  • Sie haben einen Vorgang noch nicht zu Ende bringen können, weil Informationen fehlen, die Sie erst später erhalten werden.
  • Sie haben ein Angebot geschrieben und möchten in fünf Tagen nachfassen.
  • Sie möchten im Einkauf die termingerechte Lieferung Ihrer Bestellung überwachen.
  • Ihre Mitarbeiterin hat ein Jubiläum. Anhand der Personaldaten wollen Sie ein Glückwunschschreiben verfassen.
  • Eine Statistik ist immer am 27. des Monats fällig und Sie sammeln Unterlagen dazu.
  • Sie erhalten eine Einladung zur Geschäftseröffnung.
  • Sie haben eine Besprechung und benötigen zu diesem Termin alle dafür relevanten Unterlagen.

Zwei Methoden der Wiedervorlage stehen Ihnen zur Wahl:

  1. Die Unterlagen befinden sich in der Wiedervorlage: Sie legen alle Unterlagen eines Vorgangs zu dem Termin in die Wiedervorlage, an dem Sie die nächste Bearbeitung vornehmen wollen.
  2. Die Unterlagen bleiben am bisherigen Standort: Sie legen einen Bearbeitungszettel in Ihre Wiedervorlage, auf dem Sie einen Hinweis und den Standort der dazugehörigen Unterlagen notieren.

Praxis-Tipps: So arbeiten Sie optimal mit der Wiedervorlage

  • Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Wiedervorlage in Griffnähe befindet. Nur so werden Sie sie auf Dauer sinnvoll einsetzen.
  • Wählen Sie die Einteilung der Mappen abhängig von der Menge der zu verwaltenden Vorgänge und davon, wie oft Sie Ihre Wiedervorlage benutzen.
  • Ihre Wiedervorlage kann nur dann richtig entlasten, wenn Sie auch wirklich alle Vorgänge, die Sie nicht gleich erledigen, sinnvoll terminieren und entsprechend in die Wiedervorlage einordnen.

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