1. Das Wichtigste zuerst
Und das sind nicht unbedingt Ihre E-Mails. Zügeln Sie also Ihre Neugier und beschäftigen Sie sich zuerst mit Dingen, die Sie weiterbringen. Die Gewohnheit, sich morgens zuerst mit den E-Mails zu befassen zerschießt Ihnen die wichtigste Zeit des Tages: Ihre Hochleistungsphase. Außerdem lassen Sie sich so von den Prioritäten anderer leiten, und das sind häufig nicht Ihre Prioritäten.
Besser: Lesen Sie Ihre Mails dann, wenn Ihre Leistungskurve nach unten zeigt, und das ist häufig gegen Mittag oder nach dem Mittagessen der Fall. Und noch etwas: Wenn Sie schon dabei sind, bearbeiten Sie Ihre Mails im Block. Das geht schneller, weil Sie sich nicht immer wieder auf etwas anderes konzentrieren müssen.
2. Begrenzen Sie Ihre Erreichbarkeit
Solange Sie keine dringenden Nachrichten erwarten, rufen Sie Ihre Mails nur zweimal pro Tag ab. Lassen Sie sich auch bei deren Beantwortung mehr Zeit, dann wissen die anderen Ihre Zeit mehr zu schätzen und Sie signalisieren, dass Sie nicht ständige ansprechbar sind. Ausgenommen natürlich Kundenanfragen, denn wenn Sie hier zögerlich sind, ist Ihr Mitbewerber garantiert schneller.
3. Schreiben Sie E-Mails effizienter
So sparen Sie Zeit und erleichtern sich und anderen das Leben.
- Betreffzeile: Der Empfänger muss erkennen, worum es geht.
- „Zur Info“ bedeutet, dass keine Antwort nötig ist.
- Kurze und knappe Formulierungen sparen dem Empfänger Zeit.
- Leiten Sie E-Mails nur mit dem Einverständnis des Absenders weiter.
- Verschicken Sie nur Kopien, wenn es unbedingt nötig ist.
- Alternativen checken: Ist ein Telefonat, ein Fax oder ein persönliches Gespräch sinnvoller?
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