Viele Sekretärinnen und Assistentinnen haben das Problem, dass Sie nicht immer alle für sie und ihre Arbeit relevanten Informationen bekommen oder nicht wissen, wie sie sie sich beschaffen können. Um den Chef jedoch optimal entlasten und unterstützen zu können, sind Informationen das A und O.
Schon eine tägliche morgendliche Kurzbesprechung von wenigen Minuten mit dem Chef ist ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung, denn so eine Besprechung ist die ideale Gelegenheit, Informationen mit ihm auszutauschen. Folgende Dinge können Sie dann beispielsweise klären:
- Was ist am Abend noch passiert, als Sie schon im Feierabend waren?
- Hat Ihr Chef noch Termine abgesprochen, von denen Sie noch nichts wissen?
- Hat er Telefonate geführt oder wartet er noch auf einen Rückruf?
- Was sind seine Prioritäten für den Tag?
- Wann darf er gestört werden und von wem?
- Benötigt er noch weitere Unterlagen für den Tag?
- Klärung von Rücksprachen
Sie müssen in vielen Vorgängen genauso gut informiert sein wie Ihr Chef. Lesen Sie also seine Post, E-Mails usw. und notieren Sie wichtige Dinge wie Termine und Fristen. Diese Informationen bilden die Grundlage für Ihre Arbeit. Außerdem sollten alle Unterlagen, die Ihr Chef von Kollegen bekommt, über Ihren Schreibtisch gehen.
Sehen Sie sich auch hier alle Unterlagen an und ziehen Sie die wichtigen Informationen heraus. Fragen Sie wenn nötig auch bei Ihren Kollegen nach, wenn etwas nicht ganz klar ist oder noch etwas fehlt.
Protokolle enthalten wichtige Informationen
Führen Sie Protokoll bzw. lesen Sie Protokolle der Besprechungen, an denen Sie nicht teilgenommen haben. In Meetings werden sehr wertvolle Informationen ausgetauscht, die Ihnen helfen werden, Zusammenhänge besser zu verstehen und Ihren Chef besser zu entlasten. Verfolgen Sie festgelegte To Dos nach. Sind bestimmte Vorgänge erledigt? Falls nicht, wie ist der Zwischenstand? Fragt Ihr Chef bei Ihnen nach, sind Sie sofort sprachfähig und helfen ihm, seine Arbeit schneller zu erledigen.
Lesen Sie die Tages- und Fachpresse und für Sie relevante Fachzeitschriften und Fachbücher. Auch über Ihr Unternehmen sollten Sie natürlich bestens auf dem Laufenden sein. Internet, Intranet, Unternehmensbroschüren, Newsletter – diese Informationsquellen stehen Ihnen zur Verfügung, um bei der nächsten Kundenanfrage die gewünschten Informationen parat zu haben.
Netzwerke für mehr Informationen
Gründen Sie ein internes Netzwerk zum Austausch mit Kollegen. Ein Sekretärinnennetzwerk kann beispielsweise zum abteilungsübergreifenden Austausch von relevanten Informationen beitragen. Gehen Sie mit verschiedenen Kollegen zur Mittagspause; auch hier erfahren Sie die eine oder andere interessante Geschichte, die Sie vielleicht einmal weiterbringen kann.
Stellen Sie sich vor, ein Kollege hat eine besondere Fähigkeit, die Sie nicht beherrschen. Bei der nächsten Gelegenheit können Sie diesen Kollegen als Experte Ihrem Chef vorschlagen.
Informieren Sie auch Ihren Chef. Wenn er ständig fragt, ob Sie etwas Bestimmtes erledigt haben, zweifelt er nicht an Ihnen, sondern er benötigt mehr Informationen von Ihnen. Halten Sie also Augen und Ohren offen, um ihn über Dinge auf dem Laufenden zu halten, die er vielleicht noch nicht weiß, aber wissen sollte. Dann steht der guten Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.
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