Eine Lösung wäre: die einzelnen Vorgänge auf dem Tisch verstreut zu platzieren. Das Vorgehen kann für den Moment praktisch sein. Wenn aber viele Vorgänge unterzubringen sind, wird das sehr unübersichtlich. Es bilden sich Stapel. Diese müssen durchgeblättert werden. Das kostet wertvolle Zeit und Nerven. Fazit: Diese Methode scheidet aus.
Eine andere Möglichkeit: Die Unterlagen in Pultordner einsortieren und verschwinden lassen. Verschwinden lassen ist genau der richtige Ausdruck. Die Dokumente, die in einem Pultordner eingelegt sind, findet man nur wieder, wenn die Ordner durchgeblättert werden. Ansonsten müssten wir uns merken, in welchem Fach was abgelegt ist. Das funktioniert nicht! Fazit: Kontraproduktiv – scheidet aus.
Ein „Terminset“ zur Wiedervorlage von Dokumenten und zur Terminüberwachung wäre eine weitere Möglichkeit.
Diese Termin-Sets bestehen aus zum Beispiel:
- 12 Mappen für die 12 Monate und sind mit Januar bis Dezember beschriftet und
- 31 Mappen für 31 Tage eines Monats.
Arbeiten mit Monatsmappen
In die Monatsmappen können Zettel beliebigen Formats eingelegt werden.
Das Gleiche gilt für die Tagesmappen. In diese Tagesmappen oder hinter diese Mappen sortieren wir termingerecht unsere Mappen mit Dokumenten. Ebenso können zur Vormerkung in einem bestimmten Monat die entsprechenden Vorgänge in Mappen hinter den Monat gestellt werden.
Meldet sich ein Kunde schon vor einem vorgesehenen Termin, ist das kein Problem, weil die Vorgänge im direkten Zugriff stehen. Die beschrifteten Mappen sind jederzeit sichtbar. An der Farbe und der entsprechenden Position des Reiters im Alphabet finden Sie die benötigte Mappe innerhalb weniger Sekunden. Fazit: Klar, übersichtlich, jederzeit von jedem zu nutzen.
Wann muss ein Vorgang terminiert werden?
- Freie Angebote ausarbeiten
- Ausschreibungen termingerecht abgeben
- Nachfassen bei freien Angeboten, Submissionsergebnisse
- Anfragen termingerecht bearbeiten
- Auftragsausführung
- Rechnungen fakturieren
- Rechnungen bezahlen
- Skontierfrist einhalten
- To-do-Punkte – heute erledigen oder an einem bestimmten Tag
- Reservierungsbestätigung von Hotels, Reiseunterlagen
- Einladungen, Eintrittskarten für Veranstaltungen
- Zeitplan und Inhalte vorbereitet für Konferenz an einem bestimmten Tag
- Ideen für Geschenke an MA, Jubiläen
Es hakt in Ihrer Terminwiedervorlage? Verbessern Sie Ihre Organisation! Sie sparen damit viel Zeit, Ärger und vor allem Geld. Es fehlt Ihnen an Zeit für eine solche Änderung? Sprechen Sie mit mir, ich unterbreite Ihnen gerne ein auf Sie bzw. Ihr Unternehmen maßgeschneidertes Termin-Wiedervorlage-System.
Fangen Sie damit noch heute an, nicht erst morgen oder später!
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