Wie Sie ohne Gesichtsverlust Aufträge ablehnen

Aufträge ablehnen ist eine Gradwanderung: Eine Schwindelei führt meist zu nichts. Überlegen Sie sich immer, warum Sie einen Auftrag ablehnen müssen oder wollen. Es gibt mehrere Gründe, Aufträge abzulehnen: Entweder liegt es am Geld, am Kunden oder gar am Auftrag selbst. Lesen Sie, wie Sie Aufträge ablehnen können, ohne dabei Ihr Gesicht zu verlieren.
Es liegt am Geld: Wie Sie bei zu niedrigen Preisen Aufträge ablehnen
Interessent bietet zu niedrigen Preis: Möglich, dass der Kunde einfach probiert, Ihren Preis zu drücken. Beharrt er aber hartnäckig darauf, müssen Sie diese Aufträge ablehnen. Hüten Sie sich, einen billigeren Anbieter zu nennen. Schließlich wollen Sie keine Werbung für die Billig-Konkurrenz machen.
Es liegt am Kunden: Hier ist Diplomatie gefragt
"Mit Ihnen nicht!" – eine solche Aussage muss sehr sorgfältig verpackt werden, damit sie keine Empörung auslöst. Meist liegt es an einem der folgenden Fälle:
  • Der Kunde zahlt schlecht
  • Der Kunde ist unsympathisch, mäkelig, unentschlossen
  • Der Kunde passt nicht zur Zielgruppe
  • Sie arbeiten schon für die Konkurrenz

Nennen Sie das Kind beim Namen, ohne dem Auftraggeber auf die Füße zu treten. Bieten Sie in solchen Fällen alternative Anbieter an und vermitteln Sie dem Kunden, warum Sie nicht für ihn tätig werden können oder wollen.

Ideale Argumente bietet die interne Organisation Ihrer Firma (Logistik, Rechnungs-Stellung, Auftrags-Mindestgröße). Vor allem, wenn Sie schon für die Konkurrenz arbeiten, könnte Sie ein Auftrag eines neuen Interessenten in einen Zielkonflikt bringen. Genauso argumentieren Sie dann auch. Der Interessent wird Ihre Aussage als ehrlich und fair werten.
Es liegt am Auftrag: Stellen Sie sicher, dass der Kunde treu bleibt
Müssen Sie Aufträge der Aufträge wegen ablehnen, kann das ebenfalls mehrere Gründe haben:
  • Der Kunde verlangt etwas, das Sie ablehnen
  • Der Auftrag fällt nicht in Ihre Kernkompetenzen
  • Der Auftrag sprengt die/bindet zu viele Kapazitäten

Gerade für kleine Firmen sind Grossaufträge eine Versuchung: Gute Auslastung über Monate und sichere Gewinne im laufenden Jahr. Vergessen Sie aber nicht die Nachteile:

  • Sie manchen sich von einem Kunden abhängig.
  • Ihre Kapazitäten reichen womöglich nicht aus.
  • Sie müssen Stammkunden vernachlässigen oder gar ihre Aufträge ablehnen.
  • Sie können währenddessen keine Akquise betreiben und stehen später zunächst ohne Aufträge da.

Das alles sind Argumente, die Sie Geschäftsleuten durchaus begreiflich machen können, ohne das dabei jemand sein Gesicht verliert.