Multitasking ist out. Selbsternannte Multitasker geben zwar vor, ein Top-Zeitmanagement
zu haben, aber stimmt das wirklich? Forscher sagen nein, denn das Gehirn ist nicht dazu in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Es wechselt stattdessen zwischen den Aufgaben hin und her.
Erster Vorschlag: Kümmern Sie sich jeweils nur um eine Aufgabe
Beispiel: Sie telefonieren und lesen nebenbei Ihre E-Mails. Die Folge: Die Konzentration sinkt, die Bearbeitungszeit verlängert sich und erhöht obendrein die Fehlerquote. Das wiederum bedeutet zusätzlichen Arbeitsaufwand. Mit anderen Worten: Multitasking raubt Ihnen Produktivität, Zeit und Energie.
Die Lösung: Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen und konzentrieren Sie sich dabei voll auf die Sache, mit der Sie sich gerade beschäftigen. Das erhöht Ihre Arbeitsqualität, schenkt Ihnen Zeit und reduziert Stress.
Zweiter Vorschlag: Setzen Sie sich Grenzen
Sollten Sie zum Perfektionismus neigen, sollten Sie sich Grenzen setzen. Falls nicht, verschwenden Sie wertvolle Energie, die Sie an anderer Stelle besser einsetzen können. Denn Perfektionismus bindet Energie, anstatt Kraft zu geben. Nehmen wir mal an, Sie arbeiten an einem Protokoll der letzte Beratung. Sie glauben, dass es absolut perfekt sein muss, ansonsten kommen Sie sich wie ein Versager vor. Deshalb feilen Sie viel zu lange an Formulierungen herum.
Die Lösung: Geben Sie sich mit dem, was Sie bereits fertiggestellt haben und das seinen Zweck erfüllt, zufrieden. Freuen Sie sich über die eingesparte Zeit. Halten Sie sich an die Regel, dass es immer auf den Informationsgehalt ankommt und nicht auf die viel Zeit kostende Formvollendung. Konzentrieren Sie sich immer auf das Wesentliche, setzen sich selbst Grenzen und investieren Sie nur eine vorher festgelegte Zeit in bestimmte Aufgaben.
Dritter Vorschlag: Vertrauen Sie auf Ihre Stärken
An Schwächen herumzudoktern bringt nicht viel, denn Sie werden darin höchstens mittelmäßig. Viel effizienter ist es dagegen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie gerne machen und gut können. Das nämlich geht Ihnen leicht und ohne großen Kraftaufwand von der Hand. Warum? Ganz einfach: Sie müssen sich dazu nicht zwingen. Deshalb lohnt es sich, in einer ruhigen Minute mal darüber nachzudenken, was Ihnen Spaß macht und wo Sie Ihre Energie am sinnvollsten einsetzen.
Mit anderen Worten: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken, trennen Sie sich von allen Tätigkeiten, die Sie nicht so gut können oder delegieren Sie diese. Denn es gibt immer jemanden, dem das, was Sie nervt, leicht fällt und der es demzufolge auch gerne macht. Und mal ehrlich, wollen Sie demjenigen genau diesen Spaß vorenthalten?
Wenn Sie also beispielsweise Analysen nur ungern erstellen, stattdessen aber lieber kreativ arbeiten, dann lassen Sie jemanden ran, dem das Analysieren über alles geht. Damit macht Ihnen Ihre Arbeit viel mehr Spaß, Sie werden effektiver und sparen obendrein Zeit und Energie.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement