Eine schlechte Organisation und Zeitplanung kostet Sie nicht nur Nerven, sondern vor allem Zeit. Wie Sie die einsparen können, verrate ich Ihnen in den folgenden zwei Tipps.
Tipp Nr. 1: Erst die Planung, dann die Ausführung
Fangen Sie nicht an, einfach wild drauflos zu arbeiten, sondern planen Sie Ihren Arbeitstag vorher. Am besten schon abends für den nächsten Tag oder gleich am Morgen. Überlegen Sie sich, welche gleichartigen Aufgaben Sie zusammenfassen können. Legen Sie dafür Zeiten fest:
- Beispiel Telefonate: Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie telefonisch erreichbar sind und selbst telefonieren. Ideal sind kurze Telefonate, die Sie in Ihr Leistungstief nach dem Mittagessen
- Beispiel Verwaltung: Auch dafür können Sie Ihr Leistungstief nach dem Mittagessen nutzen. Lesen Sie Fachzeitschriften, kümmern Sie sich um die Post oder beschäftigen Sie sich mit der Abrechnung Ihrer letzten Dienstreise. verlegen.
- Beispiel E-Mails: Bearbeiten Sie Ihre E-Mails maximal zwei Mal pro Tag. Das reicht völlig und Sie werden nicht dauernd durch ankommende Mails aus Ihrem Arbeitsrhythmus gerissen. Dazu sollten Sie allerdings die Benachrichtigungsfunktion abstellen.
- Beispiel Pausen: Legen Sie Ihre Pausen fest und halten Sie sich daran. Das gilt insbesondere für Selbstständige. Fangen Sie nicht an, beim Frühstück oder Mittagessen Telefonate entgegenzunehmen (Handy) oder nebenbei etwas zu lesen. Konzentrieren Sie sich immer auf das, was Sie gerade tun, das hat den größten Effekt.
Tipp Nr. 2: Vorteile von richtiger Planung
Wenn Sie dieses Planungsprinzip beherzigen, hat das für Sie drei große Vorteile:
- 1. Vorteil: Sie müssen sich mit den Aufgaben, die Sie bündeln, nicht mehr beschäftigen, weil Sie dafür einen Termin zur Erledigung festgelegt haben. Sie haben den Kopf für andere Sachen frei.
- 2. Vorteil: Sie sind wesentlich konzentrierter, weil Sie jeweils nur einen Block von Aufgaben abarbeiten.
- 3. Vorteil: Sie sparen Zeit, weil Sie sich nicht jedes Mal wieder aufs Neue mit dem jeweiligen Thema beschäftigen müssen.
- 4. Vorteil: Sie bekommen Ihre Aufschieberitis in den Griff. Statt einen unangenehmen Anruf auf die lange Bank zu schieben, erledigen Sie ihn im Rahmen Ihrer geplanten Telefonate.