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Wie Sie Ihren Personalbedarf ermitteln

Lesezeit: 3 Minuten Personalkosten machen oft einen großen Teil der Ausgaben aus. Umso wichtiger ist es, den zukünftigen Personalbedarf zu ermitteln. Denn: Die Personaldecke sollte ausreichen, um die Aufträge Ihrer Kunden ausführen zu können, auf der anderen Seite sollten Sie aber teure Personalüberhänge vermeiden.

3 min Lesezeit

Wie Sie Ihren Personalbedarf ermitteln

Lesezeit: 3 Minuten

Ausgangspunkt Ihrer Personalbedarfsermittlung ist die Kennzahl Netto-Personalbedarf. Diese Kennziffer berechnen Sie wie folgt:

   Personal-Einsatzbedarf

+ Personal-Reservebedarf

= Brutto-Personalbedarf

–  Personalbestand

+ voraussichtliche Personalabgänge

–  voraussichtliche Personalzugänge

= Netto-Personalbedarf

Den Brutto-Personalbedarf können Sie ermitteln, indem Sie die
jährliche Gesamtarbeitszeit der vorhandenen Mitarbeiter mit der
tatsächlich notwendigen Arbeitszeit vergleichen.

Berücksichtigen Sie Ausfallzeiten

Aus der Gesamt-Arbeitszeit ergibt sich auch der sogenannte
Reservebedarf. Denn bei der Berechnung des Brutto-Personalbedarfs ist zu
berücksichtigen, dass Mitarbeiter wegen Krankheit, Fortbildungen etc.
nicht für die gesamte Soll-Arbeitszeit zur Verfügung stehen. Es werden
also über den nominellen Bedarf hinaus weitere Arbeitskräfte benötigt,
um Ausfälle auszugleichen. Dies müssen Sie unbedingt berücksichtigen,
wenn Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf ermitteln.

Sie können Ihren Brutto-Personalbedarf auf mehrere Arten ermitteln

Für die Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs eignen sich für kleine und mittlere Unternehmen besonders zwei Verfahren:

  • das Schätzverfahren und
  • die Kennzahlenmethode.

Den Personalbedarf mit dem Schätzverfahren ermitteln

Um Ihren Personalbedarf mit dem Schätzverfahren zu ermitteln, greifen Sie auf die Erfahrungswerte Ihrer Experten und Führungskräfte zurück. Die kennen ihren Bereich und den jeweiligen Personalbedarf am besten. So gehen Sie vor:

  • Schritt 1: Erfragen Sie den geschätzten Personalbedarf zu einem festgelegten Zeitpunkt bei allen Führungskräften, getrennt nach festgelegten Qualifikationsgruppen.
  • Schritt 2: Fassen Sie die Planungsergebnisse in einem Gesamtplan zusammen.
  • Schritt 3: Abschließend sollten Sie die Planwerte überprüfen, da Schätzungen immer subjektiv sind und sich am Eigeninteresse der befragten Führungskräfte orientieren können. Bei dieser Überprüfung erfragen Sie beispielsweise, wie ein gegenüber den Vorjahren genannter Mehr- oder Minderaufwand begründet werden kann.

Den Personalbedarf mit der Kennzahlenmethode ermitteln

Anders als beim Schätzverfahren ermitteln Sie bei der Kennzahlenmethode den Personalbedarf rechnerisch über den Zusammenhang einer bestimmten betrieblichen Größe (z. B. Ausbringungsmenge, Projektstunden etc.) mit dem entsprechenden Personaleinsatz. Ist dieser Zusammenhang stabil, ist eine sehr genaue und objektive Schätzung möglich.

Die Kennzahlenmethode eignet sich für bereichsspezifische und unternehmensweite Prognosen. Mit diesen Schritten gehen Sie vor:

1. Den Zusammenhang zwischen einer Kennzahl und dem Personalbedarf ermitteln

Einflussgrößen für den Personalbedarf zu finden, ist der wichtigste und zugleich der schwierigste Teil der Kennzahlenmethode. Unter Umständen brauchen Sie für verschiedene Bereiche oder Berufsgruppen unterschiedliche Kennzahlen. Lösungsansätze finden Sie im Anschluss an Schritt vier.

2. Formulierung des Zusammenhangs als Kennzahl

Der erkannte Zusammenhang wird als Kennzahl formuliert (z. B. Produktionsmenge je Arbeitsstunde).

3. Analyse des Entwicklungstrends

Der Kennzahlenwert sollte in der Regel nicht einfach als neuer Planwert übernommen werden. Untersuchen Sie, wie sich die Kennzahl in der Vergangenheit entwickelt hat und voraussichtlich in der Planungsperiode entwickeln wird. Wurde zum Beispiel durchschnittlich eine Produktivitätsverbesserung von 3,5 % erreicht, berücksichtigen Sie diesen Wert auch für die Planperiode.

4. Berechnung des Personalbedarfs

Im letzten Schritt wird der Gesamt-Personalbedarf durch den Abgleich von Ist- und Soll-Werten berechnet.

Beispiele für Kennzahlen zur Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs:

  • Produktionsmenge je Zeiteinheit: Die Soll-Produktion wird mit der Kapazität der Mitarbeiter ins Verhältnis gesetzt. Vor allem für den Produktionsbereich wird sie häufig verwendet.
  • Umsatz je Mitarbeiter: Der Umsatz je Mitarbeiter ist vor allem eine Kennzahl für den Vertrieb und den Einzel- und Großhandel. Dort wird der Erfolg im jeweiligen Umsatz pro Mitarbeiter gemessen.
  • Anzahl der Kunden: Es wird vom zahlenmäßigen Verhältnis zwischen einem Stelleninhaber und einer bestimmten Anzahl an Kunden ausgegangen. Geeignet ist dieser Ansatz z. B. für den Vertriebs- und Servicebereich.
  • Erwerbstätigenverhältnis: Erwerbstätigen-Verhältniskennzahlen setzen bestimmte Arbeitnehmergruppen in ein Verhältnis zueinander. In Produktionsbetrieben wird so z.B. die Zahl der Vorarbeiter bestimmt. 

Diese Einflüsse sollten Sie bei der Berechnung des Personalbedarfs zusätzlich berücksichtigen

Nicht jeder Brutto-Personalbedarf lässt sich aus der Umsatzplanung oder der voraussichtlichen Arbeitsmenge ermitteln. Der Personalbedarf steigt nicht immer parallel mit wachsendem Umsatz bzw. Arbeitsanfall. Außerdem gibt es in jedem Unternehmen Arbeitsplätze, die vom Arbeitsanfall unabhängig sind – zumindest innerhalb gewisser Bandbreiten. Hierzu gehört zum Beispiel das Verkaufspersonal in einem Geschäft, der Pförtner, aber auch der Maschinenführer, der selbst bei einem Beschäftigungsgrad von 50 oder 60 % benötigt wird.

In der Personalkostenkalkulation behandeln Sie die Kosten als fix, da sie von der tatsächlichen Beschäftigungssituation in Ihrem Unternehmen weitgehend unabhängig sind.

Berücksichtigen Sie auch die Qualifikation der Mitarbeiter, wenn Sie Ihren Personalbedarf ermitteln

Zusätzlich zum quantitativen Personalbedarf – also der Anzahl der Personen, die für die Erfüllung der Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird – müssen Sie natürlich die Qualifikationen der Mitarbeiter berücksichtigen, wenn Sie Ihren künftigen Personalbedarf ermitteln.

Hierbei geht es insbesondere darum, das Leistungsangebot der vorhandenen und zu beschaffenden Mitarbeiter mit den konkreten Anforderungen abzustimmen.

Beispiel: Der Geschäftsführer einer mittelständischen Baumarktkette, die mit 24 Baumärkten regional in NRW vertreten ist, möchte – zunächst versuchsweise – an seinen drei erfolgreichsten Standorten in Dortmund, Bochum und Gelsenkirchen Gartenmärkte eröffnen. Aufgrund der langen Öffnungszeit benötigt er für jeden dieser Gartenmärkte ab dem Eröffnungstermin mindestens 4 verkaufsstarke Floristinnen beziehungsweise Gärtner. Zur Überbrückung der Urlaubszeit würde er gerne einen Springer einsetzen, der am Dortmunder Gartenmarkt beschäftigt wird, im Bedarfsfall aber auch in den anderen Märkten aushelfen kann.

Berücksichtigen Sie bekannte Zu- und Abgänge

Der künftige Personalbestand hängt nicht nur von den aktuell vorhandenen Mitarbeitern ab, sondern auch von den Zu- und Abgängen. Von nicht vorhersehbaren Kündigungen oder Todesfällen einmal abgesehen, lassen sich diese Daten des künftigen Personalbedarfs relativ gut ermitteln.

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