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Wie Sie Ihre Aufgabenliste sinnvoll strukturieren

Lesezeit: 2 Minuten Falls Ihr Terminkalender aus allen Nähten platzt, weil Sie ihn ständig auch als Aufgabenliste missbrauchen, dann sollten Sie einen neuen Ansatz probieren. Erstellen Sie eine separate Liste für Ihre täglichen Aufgaben und tragen Sie in den Terminkalender nur die "großen" Brocken ein. Wie Sie mit einer sinnvoll strukturierten Aufgabenliste viel Zeit sparen können, erfahren Sie in den heutigen Tipps.

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Wie Sie Ihre Aufgabenliste sinnvoll strukturieren

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Legen Sie fest, was Vorrang hat

Hierbei hat sich die ABC-Technik bewährt. Mit ihr sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und bekommen so einen besseren Überblick, was als erstes, als zweites und so weiter zu tun ist. So gehen Sie vor:

  • Priorität A: Das sind alle Aufgaben, die zum Erreichen Ihres Zieles absolut notwendig sind und Sie einen großen Schritt weiter bringen (= hoher Nutzen). Gehen Sie diese nicht an, werden Sie Ihr Ziel verfehlen.
  • Priorität B: Das sind alle Aufgaben, die im Augenblick nicht dringend wirken, aber für die Zukunft wichtig sind (= durchschnittlicher Nutzen). Wenn Sie diese vernachlässigen, geraten Sie möglicherweise schnell in eine Krisensituation.
  • Priorität C: Das sind alle Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen (typisches Tagesgeschäft) , aber für die großen und wichtigen Ziele keine Rolle spielen – Papierkram, Lesen, Ablage (= geringer Nutzen). Solche Tätigkeiten unterstützen Sie beim Erreichen Ihres Zieles.

"In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister"

Wusste schon vor geraumer Zeit ein gewisser Johann Wolfgang von Goethe. Mit anderen Worten: Übernehmen Sie sich nicht bei dem, was Sie sich vornehmen. Sie wären nicht der erste, der sich dadurch Probleme schafft, die er vorher gar nicht hatte. Wenn Sie also glauben, einen Bericht innerhalb von zwei Stunden fertigzustellen, obwohl Sie aus Erfahrung wissen, dass Sie dafür mindestens eine halben Tag brauchen, werden Sie Schiffbruch erleiden. Begrenzen Sie deshalb die Zahl der Aufgaben, die Sie in einer bestimmten Zeit erledigen wollen. Sie werden ruhiger, arbeiten entspannter und stressfreier.

Planen Sie Angenehmes für sich selbst ein

Eine Sache, die häufig vergessen wird. Wenn Sie keinen Platz für Aktivitäten schaffen, die Ihnen Freude bereiten und Sie inspirieren, werden Sie kaum motiviert in den Tag starten. Beruhigen Sie also Ihren inneren Schweinehund mit  in Aussicht stehenden Belohnungen, damit er Sie nicht bei jeder Gelegenheit anbellt. Und dann geben Sie ihm auch, was Sie versprochen haben. Sonst rächt er sich irgendwann.

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