Wie Sie erfolgreich Ihren Anrufbeantworter besprechen

Man kennt es: Bedingt durch persönliche oder berufliche Veränderungen ist es Zeit für eine neue Ansage für den Anrufbeantworter oder die Mailbox. Leider treten beim Besprechen oftmals Schwierigkeiten auf wie Nuscheln oder eine zu monotone Sprechweise. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie garantiert zu einer gelungenen Ansage gelangen.

Wir alle mögen und verabscheuen ihn gleichzeitig. Man muss zum Beispiel dringend mit einer bestimmten wichtigen Person telefonisch in Kontakt treten. Wie soll es aber auch sein, statt mit dem gewünschten Menschen direkt sprechen zu können, meldet sich lediglich eine Maschine, welche einen auffordert, dass man sein Anliegen kurz, karg, präzise und tunlichst noch spannend innerhalb einer Minute auf eine unsichtbare digitale Festplatte sprechen soll. Und dann alles noch auf Befehl nach einem Piepston, welcher sich anhört wie eine Trillerpfeife bei einer Zugabfertigung am Bahnhof.

Andererseits sind wir naturgemäß froh, wenn man gerade fernmündlich „offline“ ist oder wenn man sich unterwegs mal wieder in den 1% der „garantierten 99% Netzabdeckung“ befindet, wenn uns wichtige Neuigkeiten erreichen können. Wir freuen uns naturgemäß genauso über einen liebenswürdigen Gruß von uns nahestehenden Menschen.

Mailboxansage – gar nicht so einfach

Wenn da alleinig diese lästige Sache mit dieser verflixten eigenen Mailboxansage nicht wäre. Zum x-ten Male versucht man schwungvoll einen freundlichen und ansprechend klingenden Text auf die Mailbox zu reden, doch auf irgendeine Weise passt irgendetwas immer nicht. Mal hört es sich an, als ob man der geborene Leierkasten wäre oder selbst die meist vernuschelten Ankündigungen in den Zügen der DB klingen gegen die eigene Ansage wie die Verkündigung eines Lottogewinnes.

Mal klingt die Stimme wie die einsame (und kaputte) Panflöte eines alkoholisierten Hirten, der vor lauter Einsamkeit eines seiner schlafenden Schafe anflötet oder als hätte der Verteidigungsminister seine Idealbesetzung eines blökenden Unteroffiziers gefunden.

Eigene Stimme klingt auf dem Anrufbeantworter fremd

Hat man es früher oder später fast geschafft, den richtigen Ton zu treffen, dann fordern einem garantiert in diesem Moment die Glocken der Kirche aus der Nachbarschaft lautstark dazu auf, doch etwas für sein eigenes Seelenheil zu tun, und dass obwohl man doch brav seine Kirchenabgaben gezahlt hat und man sich in diesem Moment vielleicht fragt, warum man dies eigentlich noch macht.

Sobald man es irgendwann einigermaßen vollbracht hat und sich dann selbstzufrieden seinen eigenen Text anhören will, kommt der Effekt dazu, dass die eigene Stimme einem völlig entfremdet vorkommt. Hier kann ich Sie aber schon mal beruhigen. Dieses Fremdheitsempfinden ist völlig normal, da man den eigenen Sound über die sog. Knochenleitung zu den Luftschwingungen hört. Darüber hinaus verändert die digitale Technik unsere Stimme ein wenig, so werden zum Beispiel bestimmte Frequenzen abgewandelt.

Intonation ist wichtig

Bleibt dennoch die Problematik, einen guten und knackigen Ansagetext mit der richtigen Intonation aufs Band zu bringen. Ihre Stimme und Ihr Stimmklang sind bei einem Telefonat die erste Anlaufstelle und damit Ihre Visitenkarte insbesondere bei fremden Personen. Es sollte also besonderen Wert darauf gelegt werden, dass eine attraktive und sympathische Abwesenheitsnachricht auf Ihrem Band zu hören ist. Mit Ihrem Stimmklang und Ihrem Timbre laden Sie den Anrufer ein, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Die nachfolgenden Tipps werden Ihnen helfen, eine gelungene Ansage aufs Band zu bringen:

1. Vermeiden Sie die vorgefertigten computergestützten Ansagen der Telefonanbieter

Möchten Sie von der mechanischen Gießkannen-Stimme eines Metallkastens begrüßt werden? Ein persönlich gesprochener Text ist um ein Vielfaches ansprechender und individueller.

2. Fassen Sie sich kurz!

Ein ellenlanger Text mit allen Details, warum Sie gerade nicht erreichbar sind und welche vielfältigen Zusatzmöglichkeiten es gibt, um Sie hypothetisch doch irgendwie erreichen zu können, irritiert den Anrufer ausschließlich. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass er das Telefongespräch vorzeitig beenden wird.

Eine kurze und klare Ansage ist durch und durch ausreichend. Natürlich: „AB Müller, sprechen Sie!“ ist wiederum zu kurz und vertreibt den Anrufer genauso effektiv wie ein nervtötender Schwafeltext. Geben Sie kurze und für den Anrufer brauchbare Informationen: Bei einem beruflichen Anschluss zum Beispiel Ihren Namen, die Firma und gegebenenfalls Ihre Sektion.

Bei einem privaten Anschluss ist selbstverständlich etwas Originalität wie musikalische Untermalung oder ein witziger Slogan legitim, aber auch hier wird schnell des Guten zu viel.

Letzthin rief ich einen entfernten Bekannten in Berlin an und dieser hatte auf seinem Anrufbeantworter als Intro den Höhepunkt einer aktuellen Fußballspiel-Moderation und dann folgte seine Aufforderung, man möge ebenfalls begeistert sein Anliegen vorbringen. Die einzige Wirkung, die er mit seiner Ansage erreicht hatte: Ich war ziemlich erschreckt und habe eher fassungslos als angetan geradewegs aufgelegt.

3. Vermeiden Sie unnötige Floskeln und verdrehte Formulierungen

Äußerungen wie „Ich werde ehebaldigst um einen Rückruf bemüht sein“ oder „Reden Sie bitte nach der elektronischen Aufforderung durch den Signalton“ (alles schon live erlebt!) sind eher etwas für das Absurditätenmuseum des deutschen Vokabulares, als ein guter Ansagetext einer modernen Mailbox des 21. Jahrhunderts. Auch überflüssige Füllsätze wie „Leider bin ich zur Zeit nicht erreichbar“ waren möglicherweise mal vor 20 Jahren im Trend. Dass Sie persönlich zur Zeit nicht an den Telefonapparat gehen können, merkt der Anrufer von selbst.

4. Achten Sie auf überflüssige Störgeräusche im Hintergrund

Geräusche wie zum Beispiel Autohupen bewirken eine negative Wahrnehmung Ihrer Ansage.

5. Lächeln Sie!

Wer beim Besprechen des Anrufbeantworters lächelt, bringt automatisch eine positive Stimmung und Lebhaftigkeit in seine Intonation. Durch diesen kleinen Trick wird Ihre Stimme ebenso wohlklingender und eine Eintönigkeit kann dadurch vermieden werden.

6. Haben Sie darüber hinaus zu Ihrem Lächeln eine „innere positive Einstellung“

Sobald Sie sich wohlfühlen, überträgt sich diese bejahende Einstellung in die Klangfarbe Ihrer Stimme und dadurch auf den Anrufer. Denken Sie zum Beispiel an schöne Bilder wie Urlaubsstimmung oder an den Genuss Ihrer Lieblingsspeise. Sollten Sie sich gerade unwohl fühlen oder ermüdet sein, verschieben Sie lieber das Besprechen Ihrer Mailbox auf ein anderes Mal. Wer schon einmal mit einem unfreundlichen „Ja, wer da?!“ begrüßt wurde, weiß wovon ich schreibe.

7. Machen Sie die sog. „Korkenübung“

Lesen Sie den Ansagetext vorab mit einem Korken im Mund lautstark vor. Ihre Sprechwerkzeuge werden dadurch geschmeidiger und Ihre Sprechweise klarer.

8. Sprechen Sie etwas langsamer als normalerweise

Als Folge bekommen Sie genauso eine bessere Artikulation. Eine übermäßige „Laaaangsaaaamkeit“ ist selbstverständlich wiederum zu viel. Reden Sie einfach ein wenig ruhiger als weitverbreitet, aber demgegenüber flüssig.

9. Bemühen Sie sich um eine gute Körperhaltung

Schütteln Sie sich vor dem Besprechen etwas aus und nehmen Sie dann eine gerade und aufrechte Haltung im Sitzen oder Stehen ein. Wer sich in seinen Schemel hineinlümmelt, hat es möglicherweise bequemer, aber die Stimme klingt dadurch „gequetschter“ und damit unangenehmer.

Mithilfe dieser obigen Ratschläge werden auch Sie in der Lage sein, einen gelungenen Anrufbeantwortertext professionell und/oder persönlich zu realisieren.

Prüfen Sie auch in gleichmäßigen Abständen die Aktualität Ihres Ansagetextes – die Ansage der Abwesenheit zur Weihnachtszeit im Hochsommer verursacht beim Anrufer wohl keine feierlichen Empfindungen.

Ich wünsche Ihnen nun jede Menge Spaß und gutes Gelingen beim neuen Besprechen Ihres Anrufbeantworters!

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