Grundlegendes: Licht
Sorgen Sie in den Räumlichkeiten, in denen Sie Ihre Video-Konferenz abhalten werden, für ein passendes und angemessenes Licht. Angemessen sind vor allem indirekte und diffuse Lichtquellen, welche sich nicht direkt hinter Ihnen oder neben der aufzeichnenden Kamera befinden sollten. Optimal sind Wandstrahler, die ein warmes Licht erzeugen.
Lassen Sie sich nicht in Versuchung bringen, sich möglichst hell auszuleuchten. Dies wirkt auf den Gesprächspartner eher störend und unruhig. Auch Ihre Konzentration wird darunter leiden. Zu empfehlen ist, eine angenehme Beleuchtung von vorn, damit Ihre Augen nicht – wie bei einer Beleuchtung von oben – im Schatten liegen. Das wirkt freundlich und verleiht Ihrem Gesichtsausdruck mehr Leben.
Ebenfalls hilfreich kann eine helle Schreibtischunterlage sein, da Sie das vorhandene Raumlicht reflektiert und somit der Erscheinung von Augenringen im Video-Bild entgegenwirkt. Achten Sie jedoch darauf, dass es beispielsweise um einen hellen Grauton handelt, da weiß das Licht zu hart spiegeln würde.
Grundlegendes: Farben
Keinesfalls unterschätzt werden dürfen die Wirkungen von verschiedenen Farben, wenn es zu einer Kameraaufzeichnung kommt. Die verwendeten Farben können nicht nur das ästhetische, sondern auch das emotionale Empfinden des Gegenübers empfindlich stören. Die Übertragungsrate der Kamera wird ebenfalls verschlechtert.
Kleiden Sie sich am besten in schlichten Unifarben. Unruhige Muster oder harte Kontraste verschlechtern die Bildqualität. Sie wirken störend und unruhig. Achten Sie vielleicht auch darauf, dass sich Ihre Kleidung nicht zu sehr oder aber wiederum gar nicht vom Hintergrund abhebt. Beide Fälle sind nicht erstrebenswert.
Was den Hintergrund Ihrer Aufzeichnung anbelangt, so haben Studien ergeben, dass blau, grau oder grün die besten Farben sind. Vermeiden Sie extrem helle, dunkle oder kontrastreiche Wandfarben.
Grundlegendes: Hintergrundobjekte
Nachdem Sie nun die Licht- und Farbverhältnisse entsprechend angepasst haben, sehen Sie sich die Räumlichkeiten an. Generell gilt, dass alle Objekte, die sich im Video-Bild befinden, genau ausgesucht und auf Ihre Notwendigkeit hin analysiert werden sollten. Kann die Tasse Kaffee nicht besser 10 cm weiter links stehen und somit aus dem Bild verschwinden? Und muss die Jacke tatsächlich auf dem Stuhl hängen oder könnte man sie nicht besser an den dafür vorgesehenen – und weitab des Bildausschnitts befindlichen – Haken hängen?
Pauschal kann gesagt werden, dass alle überflüssigen Objekte, so auch Pflanzen, im Hintergrund einer Video-Aufzeichnung nichts verloren haben. Sie alle können Unruhe und Unaufmerksamkeit bei Ihrem Gegenüber verursachen, was natürlich tunlichst vermieden werden sollte.
Optimal ist das Anbringen eines Unternehmenslogos oder – bei internationalen Video-Konferenzen – einer Landesflagge auf der einfarbigen Wand direkt hinter Ihnen. Dadurch fällt es den anderen Teilnehmern, die Sie vielleicht nicht persönlich kennen, leichter Sie einzuordnen.
Wenn Sie nun noch darauf achten, dass keinerlei spiegelnde Oberflächen oder direkte Sonneneinstrahlung das Bild tangieren, haben Sie schon eine Menge für einen positiven Auftritt geschafft.
Grundlegendes: Geräusche
Sorgen Sie dafür, dass Sie während Ihrer Video-Konferenz keinerlei Störungen ausgesetzt sind. Schließen Sie Türen und Fenster und hängen Sie vielleicht ein Hinweisschild an die Tür. Auf jeden Fall sollten Sie Ihr Telefon abstellen und auch Ihre Teilnehmen um selbiges bitten.
Während der Konferenz brauchen Sie bei richtiger Mikrofon-Einstellung nicht lauter zu sprechen, als sonst. Achten Sie jedoch auf eine deutliche Aussprache und sprechen Sie nicht zu schnell, vor allem wenn die Sitzung international angelegt und auf Englisch abgehalten werden muss.
Grundlegendes: Kamera-Position
Dieser Punkt ist wesentlich für den Erfolg ihrer Videokonferenz. Positionieren Sie die aufzeichnende Kamera – welche vorzugsweise HD-Qualität haben sollte – direkt vor sich, am besten am oberen Rand Ihres Monitors. Achten Sie darauf, dass die Kamera und Ihr Gesicht auf gleicher Höhe sind, da ein Bildausschnitt von oben oder von unten Über- bzw. Unterlegenheit suggerieren könnte.
Das nun Folgende ist wohl die wichtigste Empfehlung, die Ihnen in Verbindung mit einer Video-Konferenz gegeben werden kann: Wenn Sie sprechen, sehen Sie direkt in die Kamera und nicht auf den Bildschirm!
Nur so kann das Gegenüber den Eindruck bekommen, dass Sie ihn direkt ansehen. Wie unschätzbar der Wert von direktem Blickkontakt bei geschäftlichen Verhandlungen sein kann, muss hier wohl nicht näher erläutert werden.
Weiterführendes: Agenda und Emails
Was für persönliche Meetings gilt, trifft auch für multimediale Gespräche zu. Erstellen Sie vorab eine nach Wichtigkeit geordnete Agenda und lassen Sie diese allen Teilnehmern der Video-Konferenz zukommen. Fungieren Sie während der Sitzung als Moderator und führen Sie das Gespräch notfalls zu den Tagesordnungspunkten zurück.
Legen Sie außerdem schon im Vorhinein Teilnehmerzahl und Dauer der Konferenz fest, welche maximal sieben Personen und 60 Minuten nicht überschreiten sollte. Längere oder größere Sitzungen sind möglich, haben sich in der Vergangenheit aber als weniger produktiv herausgestellt.
Zusatz- und Anschauungsmaterial sollten sie den Teilnehmern ebenfalls schon vor der Sitzung per Email zukommen lassen. Eine kurze Dankes-Mail im Anschluss an die erfolgreiche Konferenz erhöht Ihren Wiedererkennungswert und vermittelt Höflichkeit und Interesse.
Weiterführendes: Höflichkeit
Da Sie in einer Video-Konferenz keinen direkten persönlichen Kontakt zu Ihrem Gegenüber haben, sollten Sie besonders auf die verschiedenen Regeln der Höflichkeit achten, um ein gewisses Maß an Sympathie erzeugen zu können.
Als höflich gilt vor allem ein gepflegtes Auftreten, hin und wieder ein offenes Lächeln und Pünktlichkeit. Wenn Sie diese drei Punkte beachten, wird Ihr Gegenüber Sie höchstwahrscheinlich nicht als einen Grobian wahrnehmen. Lassen Sie andere Teilnehmer wenn möglich immer aussprechen und achten Sie auf Ihre Wortwahl.
Auch ein kurzer Small-Talk am Anfang der Aufzeichnung kann als Durchaus höflich empfunden werden. Erkundigen Sie sich beispielsweise nach dem Befinden Ihrer Kollegen und ob es irgendwelche technischen Probleme gibt.
Abschließend: Aufregung reduzieren
Vor allem bei Ihren ersten Video-Konferenzen wird sich eine Art Lampenfieber einstellen. Das ist gut so und wird Ihre Produktivität positiv beeinflussen. Fühlen Sie sich jedoch sehr unsicher, so können Sie vorab nicht nur die technischen Geräte auf ein reibungsloses Funktionieren überprüfen, sondern auch sich selbst testen.
Starten Sie zum Beispiel einen Probelauf mit einem vertrauten Kollegen und lassen Sie sich dessen Feedback geben. Das beruhigt und gibt Selbstvertrauen.