To-Do-Listen eignen sich nur bedingt für eine strukturierte Arbeitsweise. Doch die Idee dahinter ist eigentlich nicht schlecht! Wenn Sie sie mit den folgenden Ratschlägen verknüpfen, werden Sie sehen, wie Ihnen die Arbeit leichter von der Hand geht.
1. Vorschlag: Zuerst sind die wichtigsten Aufgaben dran
So etwas sagt sich immer leicht, denn in der Regel erscheint alles gleich wichtig. Oder Sie bekommen dringende Aufgaben auf den Tisch, die Sie beim Planen noch nicht abschätzen konnten.
Da hilft nur eins: Nehmen Sie sich gleich am Morgen etwas Zeit und markieren Sie die drei wichtigsten Projekte, die Sie unbedingt erfüllen müssen. Als nächstes schreiben Sie sich dahinter auf, wann Sie diese erledigen werden. Lassen Sie dabei Realismus walten und wählen Sie einen Zeitpunkt, der dieser Aufgabe angemessen ist.
Beispiel: Sie legen ein Projekt, das Ihre volle Konzentration erfordert, in Ihre Hochleistungsphase (bei vielen Menschen von 8 bis 11 Uhr). Können Sie dagegen keine Störungen und Unterbrechungen gebrauchen, dann schaffen Sie sich einen solchen Zeitblock im Laufe des Tages. Planen Sie so viel Zeit ein, damit Sie nicht ungewollt in Zeitdruck geraten.
2. Vorschlag: Entlastung mit einer negativen Aufgabenliste
Fall Sie sich jetzt verwundert die Augen reiben und die Welt nicht mehr verstehen, dann denken Sie mal über folgendes Szenario nach:
Sie werfen morgens einen Blick auf Ihre Aufgabenliste – und schon stehen Ihnen erste Schweißperlen auf der Stirn. Ihre Gedanken: „Das will ich heute alles schaffen?? Wie bin ich denn auf diese Idee gekommen?“
Und jetzt kommt der Trick: Sie entwerfen zur Abwechslung mal eine Liste, auf der Sie alles notieren, was Sie nicht zu tun brauchen. Dadurch verschwenden Sie weniger Zeit, blocken negative Gewohnheiten ab und haben mehr Erfolgserlebnisse. Tragen Sie nur dafür Sorge, dass diese Liste stets in Sichtweite ist. Was auf dieser Liste stehen könnte?
Ein Beispiel:
- es nicht jedem recht machen wollen (unangemessene Wünsche anderer ablehnen)
- nicht ständig neue E-Mails öffnen (Sie legen fest, wann Sie wem antworten wollen)
- weniger ablenken lassen
- selbstbestimmt arbeiten (agieren statt immer nur zu reagieren)
Haben Sie eine solche Liste erstellt, werden Sie schnell feststellen, dass Sie mehr Zeit zur Verfügung haben, gelassener in den Tag gehen und vor allem Stress reduzieren.
3. Vorschlag: Erfolgserlebnisse vergegenwärtigen
Wie, Sie haben kaum welche? Ich glaube das nicht, denn Sie haben – wie die meisten Menschen – die positiven Aspekte Ihrer Arbeit meistens ausgeblendet. Überlegen Sie am Abend, was der zurückliegende Tag gebracht hat. Was war gut gelaufen, welche Aufgaben haben Sie zu Ihrer Zufriedenheit erledigt und was hat Sie weitergebracht?
Das ist ein ganz anderer Ausgangspunkt als zunächst an das Negative zu denken. Denn das macht Sie missmutig, bringt Versagergefühle zum Vorschein und hilft Ihnen in keiner Weise weiter. Es geht im Grunde genommen um das Prinzip, ob Sie ein Glas als halbvoll oder halbleer betrachten. Denn das schreibt Ihnen niemand vor, dafür tragen Sie ganz allein die Verantwortung.
Lernen Sie aber aus Fehlern und ziehen Sie die notwendigen Schlussfolgerungen für den kommenden Tag. Notieren Sie die unerledigten Aufgaben auf der neuen Liste, markieren, welche davon wiederum am wichtigsten sind und machen Sie sich dann frisch ans Werk.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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