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Wie Sie den Informationsfluss mit Ihrem Chef optimieren

Lesezeit: 2 Minuten Viele Sekretärinnen klagen über einen schlechten Informationsfluss zwischen ihnen und ihrem Chef. Oft gibt der Chef Informationen schlicht nicht weiter. Erfahren auch Sie gelegentlich nur durch Zufall von anstehenden Terminen oder Besuchen? Setzen Sie alles daran, den Informationsfluss zwischen Ihnen und Ihrem Chef zu optimieren.

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Wie Sie den Informationsfluss mit Ihrem Chef optimieren

Lesezeit: 2 Minuten
Nur wenn der Informationsfluss zwischen Ihnen und Ihrem Chef optimal funktioniert, können Sie ihn hundertprozentig entlasten.

1. Die morgendliche 5-Minuten-Besprechung
Dieser Termin zwischen Ihnen und Ihrem Chef ist nahezu ein Muss. Wenn er meint, er hätte dazu keine Zeit, sagen Sie ihm, dass Ihnen diese fünf Minuten helfen, ihn noch besser zu entlasten.Informieren Sie ihn über Ihre Arbeit. Dies ist wichtig, damit er weiß, womit Sie beschäftigt sind und er rechtzeitig Ihre Prioritäten ändern kann, falls das vermeintlich wichtige Projekt nun plötzlich doch nicht mehr so dringend ist.Schade wäre, wenn Sie durch mangelnden Informationsfluss an verschiedenen Seiten des Seils zögen, statt gemeinsam in eine Richtung zu ziehen.

2. Vereinbaren Sie feste Anrufzeiten
Wenn Ihr Chef häufig geschäftlich unterwegs ist, bleibt nicht viel Zeit für einen ordentlichen Informationsfluss. Vereinbaren Sie einfach, Ihre 5-Minuten-Besprechung auch von unterwegs beizubehalten. Beispielsweise ruft er Sie gleich an, sobald er gefrühstückt hat.

3. Wenn Ihr Chef anruft
Notieren Sie im Laufe des Tages, wer angerufen hat, ob Mitarbeiter nach ihm gefragt haben. Sagen Sie ihm tatsächlich, was los war, auch wenn es Ihnen "eigentlich" unwichtig erscheint.

4. Schauen Sie in seinen Kalender
Es gibt noch genug Chefs, die ihre Termine schon mal selbst vereinbaren und sie nicht an Sie weitergeben oder sie auch nicht in Outlook eintragen. Bleiben Sie am Ball, und schauen und fragen Sie regelmäßig nach.

5. Infos über Erledigtes abgeben
Sie haben festgestellt, dass Ihr Chef Sie häufiger fragt: "Haben Sie das schon erledigt?" Wenn ja, stimmt der Informationsfluss bei ihnen wohl auch von Ihrer Seite aus nicht besonders gut. Sagen Sie ihm in Zukunft, wenn Sie seine Auftröge erledigt haben. Das beruhigt ihn und stärkt sein Vertrauen in Ihre Zuverlässigkeit.

6. E-Mails lesen
Es ist selbstverständlich, dass Sie die normale Post lesen. Deshalb muss es auch selbstverständlich sein, dass Sie Zugriff auf seine E-Mails haben. Ohne das geht es nicht.

7. Nachfragen
Wenn Sie etwas nicht verstanden haben, fragen Sie nach. Tun Sie dies nämlich nicht, wundert er sich irgendwann, dass Sie bestimmte Zusammenhänge nicht verstehen. Sorgen Sie dafür, dass Sie gut informiert sind und ihn dadurch besser entlasten können.

8 . Nachfragen nach Besprechungen
Kaum ein Chef erzählt seiner Sekretärin nach einer Besprechung die für sie wichtigen Details. Deshalb gilt auch hier: Fragen – und zwar so konkret wie möglich nach dem, was Sie für Ihre Arbeit wissen müssen.

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