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Wie schaffe ich in wenigen Schritten mein privates Ablagesystem?

Lesezeit: 4 Minuten Sie kennen die Situation sicherlich von zu Hause: Wo habe ich den Brief von “x” hingelegt, wo ist die Rechnung “y” geblieben? Untrügerische Zeichen für mangelnde persönliche Ordnung, die man erstaunlicherweise häufig auch bei Menschen antrifft, die beruflich ansonsten sehr gut organisiert sind. Hier hilft nur ein hocheffizientes persönliches Ablagesystem. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses in wenigen Schritten anlegen.

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Wie schaffe ich in wenigen Schritten mein privates Ablagesystem?

Lesezeit: 4 Minuten

Entwerfen Sie ein maßgeschneidertes Ablagesystem

  • Entwerfen Sie ein maßgeschneidertes Ablagesystem
    Erster Schritt zu einer effektiven privaten Ablage ist ein eignes Büro daheim, in dem sie alle – alle! – Papiere künftig aufbewahren. Also weg mit den Ablagen auf Fensterbänken, Pinnwänden und den Memo-Zetteln unter Magneten am Kühlschrank. Nehmen Sie sich Zeit für dieses Projekt. Sie werden für die erste Sitzung mehrere Stunden benötigen. Sobald Sie ein System aufgebaut haben, können Sie in 10- bis 15-Minuten-Blöcken arbeiten.
  • Sammeln Sie alle Unterlagen an einem Ort
    Sammeln Sie im ganzen Haus die Unterlagen ein, die abgelegt werden müssen, und bringen Sie sie in ein Zimmer. Dafür wählen Sie sich am besten einen Ort aus, an dem Sie viel Platz haben und an dem Sie sich auf dem Boden ausbreiten können. Vergessen Sie auch nicht solche Papiere, die Sie bereits in Ordnern, Pappkartons oder Mappen abgelegt haben.
  • Bilden Sie Stapel mit Sachgruppen
    Sortieren Sie die Papiere auf Stapeln (oder in Pappschachteln) nach Sachgruppen.
  • Unterteilen Sie die Sachgruppen in Rubriken
    Sortieren Sie großzügig aus. Wenn Sie alle Dokumente den Sachgruppen zugeordnet haben, können Sie an die Unterteilung gehen. Gehen Sie etwa den Stapel "Finanzen" durch: Vielleicht legen Sie für Bankkonten, Depots und andere Anlageformen jeweils eine eigene Mappe an. Legen Sie Unterlagen beiseite, die Sie in keiner Rubrik unterbringen. Am Ende werden Sie vielleicht merken, dass sich mehrere Dinge unter einem logischen Oberbegriff sammeln lassen.
  • Wählen Sie sorgsam die richtige Ablage aus
    Um Sie herum liegen nun sauber geordnete Stapel. Entscheiden Sie, welche davon Sie in welcher Form ablegen wollen: Bei den meisten Rubriken bietet sich die Loseblatt-Ablage in Hängeregister-Mappen an. Bei der Anordnung der Hängeregister-Mappen sollten Sie sich für die absolut anwenderfreundliche Kombination aus farbiger und alphabetischer Ordnung entscheiden. Für Kataloge, Zeitschriften und ähnliches (jeweils nur die aktuellen Ausgaben aufheben) eignen sich Stehsammler. Ordner können Sie beispielsweise für Bankauszüge wählen (bei denen es streng auf die Chronologie ankommt) oder für Gebrauchsanweisungen (auf die Sie nicht täglich zugreifen müssen und die dort übersichtlicher eingesehen werden können).
  • Abonnements
    Eine Übersicht der Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements mit Fälligkeitsterminen, so dass Sie sofort ersehen, wann Sie ein Abonnement kündigen müssen.
  • Auto
    Bedienungsanleitung, Kundendienst-Scheckheft, Unterlagen über Verkäufe und Reparaturen.
  • Bank
    Kontonummern und Bankunterlagen, die Namen Ihrer persönlichen Kundenbetreuer und deren Telefonnummern, Kreditunterlagen usw. Vielleicht legen Sie auch eine eigene Mappe "Kreditkarten" an: Eine Übersicht all der Kreditkarten, die Sie besitzen, die Kartennummern, Kreditvereinbarungen und die Notrufnummern im Fall des Verlusts oder Diebstahls einer Kreditkarte. Bewahren Sie hier auch Kreditkarten auf, die Sie selten benötigen.
  • Dokumente
    Geburtsurkunden, Pässe, Heiratsurkunde, Testament (die Originale sollten Sie in einem Safe aufbewahren) und eine Übersicht der Aufbewahrungsorte weiterer wichtiger Unterlagen, ebenso wie Adressen und Telefonnummern von Rechtsvertretern, Anwälten, Maklern etc.
  • Finanzen
    Diese Sachgruppe läßt sich aufteilen beispielsweise in Rente (Sozialversicherungsunterlagen, Rentenversicherungsbescheinigungen, Rentenplan, Broschüren einer privaten Rentenversicherungsanstalt etc.) und Finanzplanung (Artikel oder Informationen über Geldanlagen für die Finanzierung des Eigenheims oder für die Altersabsicherung).
  • Investitionen
    Investitionsnachweise sowie Maklererklärungen und Bescheinigungen über Geschäftstransaktionen.
  • Gäste
    Listen, wann Sie welche Gäste gehabt haben und welche Gerichte Sie serviert haben.
  • Garantien
    Garantiescheine und Kundendienstleistungen für all Ihre Haushaltsgeräte und Einrichtungsgegenstände.
  • Gebrauchsanweisungen
    Sammeln Sie die Gebrauchsanweisungen für alle Geräte im Haus zentral in einem Ordner (nicht in einer Hängeregister-Mappe), von dem sämtliche Familienmitglieder wissen, wo er sich befindet. Im Ordner selbst können Sie gegebenenfalls Kategorien bilden: Beispielsweise "Küche" (Waschmaschine, Kühlschrank, Herd), "Büro" (Fax, Telefon), "Wohnzimmer" (TV, Video, Stereoanlage).
  • Geschenke
    Eine Übersicht der Urlaubsmitbringsel und Geburtstagsgeschenke, so dass Sie auf einfache Weise feststellen können, was Sie in den vergangenen Jahren wem geschenkt haben.
  • Gesundheit
    Wichtige Impftermine, Unterlagen über schulärztliche oder militärärztliche Untersuchungen, Notizen über Ihre persönliche Krankheitsgeschichte usw. Für jedes Familienmitglied sollte eine eigene Mappe angelegt werden.
  • Haustiere
    Züchterpapiere, Untersuchungshefte und Impfpässe sowie beispielsweise Adressen des Hundedressurvereins, Ihrer Hundeausführer oder von Hundepensionen. Legen Sie die Mappe unter dem Namen Ihres Haustiers an.
  • Hobbys
    Gärtnern? Möbelrestauration? Ein neues Hobby, das Sie ins Auge fassen? Wenn Sie vielerlei Interessen haben, legen Sie hierfür möglicherweise mehrere Mappen an.
  • Kataloge
    Für (aktuelle) Kataloge eignen sich Stehsammler. Dort wird beispielsweise der Ikea-Katalog aufbewahrt, die Programm- und Preisübersicht von dem Silberbesteck, das Sie für Ihr Patenkind sammeln, oder der Prospekt Ihres Büroartikel-Versenders.
  • Kirche
    Gottesdienstplan, Gemeindebrief, Spendenbescheinigungen etc.
  • Korrespondenz
    Je nach Papiermenge können Sie hier eine Mappe "Korrespondenz" anlegen oder zwei Mappen "Korrespondenz, privat" und "Korrespondenz, geschäftlich"; oder Sie richten für jeden Korrespondenzpartner unter dessen Namen eine eigene Mappe ein.
  • Mitgliedschaften
    Mitgliedsausweise und Unterlagen über Clubs, Museen, Vereine und Organisationen, denen Sie angehören. Haben Sie viel Material, können Sie auch unter dem jeweiligen Namen jeweils eine eigene Mappe anlegen.
  • Projekte
    Sie wollen zum 70. Geburtstag Ihrer Mutter ein großes Fest ausrichten? Dann sammeln Sie alle Papiere, die mit der Veranstaltungsplanung anfallen, in der Register-Mappe "Geburtstagsfest".
  • Rechnungen
    Sammeln Sie in dieser Mappe alle eingehenden Rechnungen, die Sie per Scheck oder Überweisung bezahlen müssen, und erledigen Sie das an festgesetzten Terminen zweimal monatlich. (Rechnungen, die Sie per Dauerauftrag automatisch bezahlen, kommen gleich in die entsprechende Ablage – etwa unter dem jeweiligen Abonnement.)
  • Restaurants
    Übersicht über die Restaurants in der Region, Zeitungsausschnitte mit Restaurant-Besprechungen, Namen der Besitzer etc.
  • Schule (Kindergarten)
    Offizielle Schreiben, Notenspiegel, Elternrundbriefe und andere schulbezogene Unterlagen. Wenn Sie mehrere Kinder haben, legen Sie am besten für jedes eine eigene Mappe an.
  • Steuer
    Steuerbescheide der vergangenen Jahre sowie Notizen, die das laufende Jahr betreffen.
  • Urlaub
    Ideen fürs nächste Jahr, Hoteladressen, Kataloge, Adressenliste für Urlaubsgrüße, Artikel über interessante Orte, die für Ihre nächsten Urlaub in Frage kommen.
  • Versicherungsunterlagen
    Jeweils eine Kopie jeder Versicherungspolice, außerdem ein Verzeichnis der Police-Nummern, die Namen der Versicherten, die Adresse des Versicherungsunternehmens sowie von dessen Vertreter, die Art und der Umfang der Deckung, so dass Sie alles auf einen Blick finden können. Ein Verzeichnis Ihres persönlichen Vermögens (eine Liste und Fotos Ihrer privaten Einrichtungsgegenstände sowie jedes versicherten Wertgegenstands) sollte hier aufbewahrt werden, das Original sollte sich jedoch in Ihrem Banksafe befinden.
  • Wohnung (Haus)
    Ihr Mietvertrag, falls Sie zur Miete wohnen; wenn Sie ein Eigenheim besitzen: Tipps zur Modernisierung, Auflösungs- und Verkaufskosten, Vertragskopien etc.
  • Wünsche
    Sie liebäugeln mit einer neuen Arbeitsstelle? Sie erwägen, wieder die Schulbank zu drücken? Legen Sie eine Mappe dafür an, und beschriften Sie diese entsprechend.
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