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Wie plane ich eine Pressekonferenz – Tipps zur Organisation

Lesezeit: 2 Minuten Öffentlichkeitsarbeit ist ein integrativer Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Vertreter der Öffentlichkeit und Medienvertreter zu versammeln und mit diesen zu sprechen eignet sich besonders, wenn der Öffentlichkeit wichtige und unternehmensrelevante Dinge mitzuteilen sind. Dies können Themen sein, die das Unternehmen im Allgemeinen betreffen oder aber sich auf ein Produkt beziehen.

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Wie plane ich eine Pressekonferenz – Tipps zur Organisation

Wie plane ich eine Pressekonferenz – Tipps zur Organisation

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Wichtig – der Anlass einer Pressekonferenz

Jede Pressekonferenz benötigt einen konkreten Anlass. Geben Sie Ihrer Pressekonferenz einen Titel und spezifizieren Sie diesen. Wenn Sie zum Beispiel planen, ein neues Produkt einzuführen, dann sollten Sie schon im Vorfeld einige Hinweise zu dessen Besonderheiten liefern.

Welchen Zweck verfolgen Sie mit Ihrer Pressekonferenz?

Sie sollten eine klare Vorstellung haben, was Sie erreichen wollen, denn das ist entscheidend für die Wahl der Pressevertreter. Möchten Sie den Handel auf Ihr Neuprodukt aufmerksam machen, um Ihrem Verkaufsteam den Einstieg zu erleichtern? In diesem Fall wären zum Beispiel Vertreter der Fachpresse vorzuziehen.

Den geeigneten Rahmen finden

Wenn in Ihrem Unternehmen kein geeigneter Raum existiert, dann bietet sich eventuell ein Hotel an. Das würde Pressevertretern, die von weit her kommen gleichzeitig eine Übernachtungsmöglichkeit geben. Lage und Räumlichkeiten sollten dabei erstes Kriterium sein. Ein Hotel in einer günstigen Verkehrslage ist immer sehr gut. Wenn Sie Stimmung und Atmosphäre kreieren wollen, dann sollten Sie an einen originelleren Rahmen denken, der zum Beispiel eine Produktidee besser unterstützt oder verdeutlicht.

Zeit für die Vor- und Nachbereitung

Planen Sie ausreichend Zeit für Vor- und Nachbereitung ein. Die Pressekonferenz sollte eine Stunde nicht überschreiben. Planen Sie nicht zu viele Referate ein, denn es soll den Medienvertretern ja auch noch die Möglichkeit gegeben werden, Fragen beantwortet zu bekommen.

Zeitplan und Ablauf

Bei der Festlegung des Zeitpunktes lassen Sie sich am besten von den wichtigsten Redaktionen mit beraten. Das vermeidet eventuelle zeitliche Kollisionen mit anderen Pressekonferenzen. Denken Sie daran, dass einige Journalisten eine längere Anreise haben. Von daher sollten sie den Zeitpunkt nicht zu früh am Morgen wählen. Am besten ist der späte Vormittag oder frühe Nachmittag. Auch sollten Sie an eine eventuelle Kostenübernahme für Übernachtungen für die überregionale Presse denken.

Die Einladungen

Ihre Einladungen verschicken Sie am besten mit einem längeren Vorlauf. Drei bis vier Wochen sind hier durchaus angebracht, für Vertreter der Fachredaktionen dürfen sogar fünf bis sechs Wochen eingeplant werden. Die Einladung sollte den Anlass, den Ort, die Zeit, die Dauer, das Programm, eine Anfahrtsskizze mit Parkhinweisen, ein Rückmeldeformular sowie einen Ansprechpartner für Rückfragen beinhalten.

Wenn Sie über die Pressekonferenz hinaus noch andere Aktivitäten planen (zum Beispiel ein gemeinsames Essen), dann lassen Sie dies die Pressevertreter gleich in der Einladung wissen. Wichtig sind ebenfalls Informationen über Fahrtkosten und Spesenerstattung, denn einige Journalisten, insbesondere freie Journalisten werden von ihren Redaktionen nicht vergütet.

Die Pressemappe

Erstellen Sie für jeden Journalisten eine Pressemappe mit allen relevanten und notwendigen Informationen und übergeben Sie diese während oder nach der Konferenz. Journalisten, die den Konferenztermin nicht wahrnehmen konnten, können Sie diese Pressemappe anschließend zuschicken.

Die Nachbereitung

Berichte über Ihre Pressekonferenz sollten Sie gezielt verfolgen und sammeln. Kontaktieren Sie auch einige Journalisten und holen Sie sich Kritiken ein, das erleichtert die Optimierung von Planung und Durchführung Ihrer nächsten Pressekonferenz.

Bildnachweis: Microgen / stock.adobe.com

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