Eine Abmahnung hat eine Warnfunktion. Der Arbeitsplatz ist für den Arbeitnehmer in den allermeisten Fällen von fast existenzieller Bedeutung. Eine Kündigung durch den Arbeitgeber hat deshalb gravierende Auswirkungen. Aufgrund des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ist sie nur als letztes Mittel möglich. Bei Verstößen gegen arbeitsvertragliche Pflichten muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter in der Regel daher erst abmahnen, bevor eine Kündigung möglich ist. Wegen des hohen Stellenwertes des Arbeitsplatzes sollten Mitarbeiter mit der Abmahnung erst gewarnt werden.
Wie oft müssen Sie abmahnen?
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, dass Sie nur einmal, zweimal, dreimal oder wie oft auch immer abmahnen müssen, bevor eine Kündigung möglich ist. Mehr als zweimal wegen eines vergleichbaren Fehlverhaltens sollten Sie jedoch nicht abmahnen, bevor Sie die Kündigung aussprechen. Denn sonst verliert die Abmahnung an Bedeutung und die Warnfunktion wird verwässert.
Was tun, wenn schon oft abgemahnt wurde
Haben Sie einen Arbeitnehmer in der Vergangenheit bereits häufig abgemahnt und platzt Ihnen nun langsam der Kragen, so müssen Sie ihn darauf hinweisen, dass es jetzt ernst wird. Es gibt Urteile, die bei einer größeren Anzahl von Abmahnungen verlangen, dass genau dieser Hinweis in der letzten Abmahnung enthalten ist. Der Mitarbeiter soll sonst nicht wissen können, dass es Ihnen nun reicht. Machen Sie dann sowohl in der Überschrift als auch im Text der Abmahnung deutlich, dass es sich um die letzte Abmahnung handelt.
Erst, wenn die Abmahnung nicht wirkt und der Mitarbeiter einen vergleichbaren Pflichtenverstoß erneut begeht, ist eine Kündigung möglich (in Extremfällen sind Ausnahmen möglich, insbesondere, wenn eine fristlose Kündigung gerechtfertigt ist).
Prüfen Sie, ob Ihre Abmahnungen formell einwandfrei waren
Bevor Sie zur Kündigung greifen, sollten Sie prüfen, ob die Abmahnungen auch tatsächlich formell einwandfrei waren. Dazu gehören:
- Überschrift "Abmahnung"
- genaue Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum, Uhrzeit
- Feststellung, inwieweit es sich dabei um einen Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten handelt
- Aufforderung, sich in Zukunft vertragsgetreu zu verhalten
- Ankündigung, dass das Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall gekündigt wird
- Datum und Unterschrift eines Abmahnungsberechtigten
Tipp: Mahnen Sie jeden einzelnen Verstoß gesondert ab. Ist ein Mitarbeiter dreimal zu spät zur Arbeit erschienen, so erhält er drei Abmahnungen. Wenn Sie die Verstöße in einer Abmahnung zusammenfassen und die Abmahnung ist nur hinsichtlich eines Verstoßes fehlerhaft, so ist die gesamte Abmahnung wirkungslos. Vermeiden Sie auch Formulierungen wie: "In den letzten drei Wochen sind Sie sechsmal zu spät gekommen", da die einzelnen Verstöße hier nicht hinreichend mit Datum und Uhrzeit gekennzeichnet sind.
Kündigen dürfen Sie erst im Wiederholungsfall
Eine Kündigung ist erst dann möglich, wenn die Abmahnung wirkungslos war. Nach der Abmahnung muss der Mitarbeiter daher einen vergleichbaren Fehler erneut machen, bevor Sie kündigen dürfen. Auch dies ist Ausfluss der Warnfunktion. Daher sind auch Formulierungen wie "hiermit mahnen wir sie ab und kündigen gleichzeitig das Arbeitsverhältnis“ nicht hilfreich.