Businesstipps Steuern & Buchführung

Wie ein ordnungsgemäßer Beleg aussieht

Lesezeit: < 1 Minute Grundsätzlich müssen Sie jeden Posten Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung durch einen oder mehrere Belege dokumentieren können.

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Wie ein ordnungsgemäßer Beleg aussieht

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Schon der einzelne Beleg, den Sie in Ihr geordnetes Ablagesystem einfügen, muss ordnungsgemäß sein. Das gilt gleichermaßen für Belege, die Sie selbst für andere erstellen als auch für Belege, die Sie von anderen erhalten.
Schriften auf Thermopapier, wie sie bei Tankquittungen häufig vorkommen, verblassen, insbesondere bei Sonneneinwirkung. Wenn die Belege nicht mehr lesbar sind, streicht der Betriebsprüfer den Abzug der Betriebsausgaben und den Vorsteuerabzug. Machen Sie sich deshalb immer eine Kopie von Rechnungen und Quittungen auf Thermopapier.

Bei Zahlung mit Kreditkarte werden oft zwei Belege ausgedruckt. Einen unterschreiben Sie und der andere dient als Beleg für Ihre Unterlagen. Dieser Beleg ist auch dann als ordnungsgemäße Rechnung anzuerkennen, wenn er den Aufdruck “Kopie für den Kunden” enthält.

Um den Grundsatz “keine Buchung ohne Beleg” einhalten zu können, müssen Sie zwangsläufig auch Eigenbelege verwenden, und zwar
  • wenn ein Dritter, obwohl er dazu verpflichtet ist, nicht bereit ist, Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung auszustellen,
  • für den internen Betriebsablauf (z.B. bei Umbuchungen, Ausbuchungen, Stornierungen usw.), aber auch bei
  • Bildung einer Ansparabschreibung,
  • einem Fahrtenbuch,
  • einer Reisekostenabrechnung,
  • Kassenberichten, insbesondere, wenn Sie damit die Bareinnahmen rechnerisch ermitteln,
  • Entnahmen und Einlagen, die Sie zur Ermittlung von Über- und Unterentnahmen aufzeichnen, um sich den Abzug von Zinsen zu sichern.

Dazu gehört, dass

  • der Beleg rechnerisch richtig ist,
  • der Belegtext unmissverständlich ist und den Geschäftsablauf ausreichend erklärt,
  • Ausstellungsdatum und ggf. Eingangsdatum ersichtlich sein müssen,
  • bei nummerierten Ausgangsrechnungen die Nummern fortlaufend (auch fortlaufend abgeheftet) sein müssen (fehlende Nummern müssen plausibel erklärt werden),
  • der Beleg jederzeit auffindbar ist und auf Dauer lesbar bleibt.

Soll Ihr Eigenbeleg einen Fremdbeleg ersetzen, muss er die folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift desjenigen, der die Leistung an Sie erbracht hat,
  • Welche Leistung erbracht worden ist und
  • Welches Entgelt Sie dafür gezahlt habenNach § 160 Abs. 1 der Abgabenordnung sind Sie verpflichtet, den Zahlungsempfänger zu benennen.

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