Planen Sie Ihren Tag
Und zwar am besten schon am Abend vorher. So machen Sie sich mit genügend Abstand schon einen Überblick, was alles ansteht. Das Einzige, was sie dann noch machen müssen, ist, sich am nächsten Tag so gut wie möglich an Ihren Plan zu halten.
Setzen Sie sich ein Limit
Geben Sie jeder anstehenden Aufgabe ein Zeitfenster, in dem Sie es erledigt haben möchten. Damit verhindern Sie, dass Sie die Zeit, die Sie zur Erledigung (oft bei unangenehmen Aufgaben) benötigen, unnötig in die Länge ziehen.
Nutzen Sie einen Kalender und einen Organizer
Mit diesen beiden Werkzeugen halten Sie Ihre Termine und alle möglichen Infos (wie To-do-Listen, Projekte etc.) im Blick.
Setzten Sie sich Deadlines
Markieren Sie deutlich, wann ein Projekt wirklich zu Ende gebracht sein muss. Ich nutze dazu einen roten Balken.
Zeitmanagement – Lernen Sie, nein zu sagen
Es ist immer gut, hilfsbereit zu sein. Hören Sie aber umgehend damit auf, wenn Sie merken, dass es der Erledigung Ihrer Aufgaben und Ihnen selber nicht mehr guttut.
Planen Sie ein, zu früh fertig zu sein
Wer kennt das nicht? Wir nehmen uns vor, pünktlich zu sein und kommen doch fünf Minuten zu spät. Wenn wir uns aber vornehmen, immer 15 Minuten vor einem Termin da bzw. mit einer Aufgabe fertig zu sein, sollten wir es pünktlich schaffen.
Lassen Sie sich an Termine erinnern
Nutzen Sie die Erinnerungsfunktion in Ihrem Timer oder nutzen Sie – wie ich – eine Erinnerungs-App. Es ist wunderbar, die einzelnen Aktionen zu terminieren (und sei es nur, dass am Freitag die Mülltonne vors Haus gestellt werden muss) und sie so aus dem Kopf zu bekommen. Dank dieser App vergesse ich keinen Geburtstag mehr.
Zeitmanagement – Fokussieren Sie
Multitasking kann nicht funktionieren. Das Gehirn ist nicht in der Lage, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Das ist Ihnen sicherlich schon aufgefallen. Wenn Sie gerade über ein Gespräch nachgrübeln, hören Sie wortwörtlich nichts vom laufenden Hörbuch. Fokussieren Sie also Ihre Aufmerksamkeit auf ein Hauptthema und blenden Sie alles andere aus.
Sorgen Sie für Ruhe
Wenn Sie sich konzentrieren möchten, sorgen Sie dafür, dass Sie es können. Instant-Messanger aus, Telefon aus, Radio aus. Wird man von einer kurzen Frage aus der Konzentration gebracht, dauert es fast 10 Minuten, bis man wieder so konzentriert bei der Sache ist wie vor der Störung.
Zeitmanagement – Priorisieren Sie
Nicht alles ist wichtig. Nicht alles ist eilig. Und das Wenigste ist wichtig und eilig.
Halten Sie sich nicht mit unnötigen Details auf
Gehören Sie auch zu den Menschen, die gerne 100% – besser noch 120% Leistung bringen? Hat Ihnen das schon mal jemand gedankt? In vielen Bereichen reicht es aus, 80% Leistung zu bringen und sich die 100% für die wirklich wichtigen Punkte aufzuheben.
Delegieren Sie!
Alles, was nicht wichtig ist, sollten Sie versuchen zu delegieren. Trauen Sie anderen Menschen zu, Dinge genauso gut zu lösen wie Sie.