Ein Antwortkarte muss nicht immer sein
Zum einen braucht das Ausfüllen einer Antwortkarte Zeit und das Absenden erst recht, besonders wenn man dafür extra zum nächsten Briefkasten gehen muss.
Zum anderen erfordert eine Anmeldepflicht die frühzeitige Festlegung, ob man an diesem Tag auch wirklich Zeit hat und kommen möchte.
Brauchen Sie für die Organisation eine ungefähre Teilnehmerzahl, etwa um Essensmengen zu kalkulieren oder um Besucher reibungslos in Gruppen durch den Betrieb zu schleusen, dann legen Sie eine Antwortkarte bei.
Diese vier Tipps sollten Sie beherzigen, um mit einer Antwortkarte auch wirklich die gewünschten Antworten zu erhalten:
- Bereiten Sie ein Antwortformular vor, in das der Empfänger nur das eine oder andere Kreuzchen und eventuell die Zahl der teilnehmenden Personen eintragen muss. Dann hat er nicht viel Arbeit damit.
- Wählen Sie einen Antwortweg, der zum Empfänger passt: Fax oder telefonische Anmeldung ist nur bei Geschäftskunden eine gute Wahl. Bei Verbrauchern (die in der Regel kein Fax haben und sich oft scheuen zum Telefonhörer zu greifen) liegen Sie mit einem frankierten Rückumschlag richtig.
- Formulieren Sie die Frage nach den mitgebrachten Gästen eindeutig. "Ich komme mit XY Personen" hinterlässt immer die Unsicherheit, ob derjenige, der die Lücke mit einer Zahl ausfüllt, sich selbst mitzählt oder nicht.
- Setzen Sie einen Termin für die Antwort, lassen Sie dem Empfänger aber möglichst ein wenig Zeit, um eventuelle Terminüberschneidungen zu beheben. Ideal für den Empfänger ist eine Antwort bis etwa ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung.