Businesstipps Steuern & Buchführung

Wenn die Fahrtkosten direkt erstattet werden

In manchen Firmen werden die Fahrtkosten direkt erstattet. Die Firma zahlt also den Entfernungspauschalbetrag direkt an seine Mitarbeiter aus. Die Auszahlung wird vom Bruttogehalt einbehalten. Im Gegenzug versteuern Sie als Arbeitgeber die Fahrtkostenerstattung mit 15% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Wenn die Fahrtkosten direkt erstattet werden

Fahrtkosten direkt erstatten
Beispiel: Ihr Mitarbeiter (Steuerklasse I, keine Kinder) wohnt in Wolfsburg und arbeitet im 50 km entfernten Braunschweig. Zahlen Sie als Arbeitgeber je Entfernungskilometer 0,30 €, zählen die ersten 20 km zum laufenden Gehalt. Die restlichen 30 km können Sie pauschal versteuern. Ihr Mitarbeiter fährt monatlich an 20 Tagen zum Arbeitsplatz.

Voraussetzung für die Pauschalversteuerung
Die Leistung wird zusätzlich zu seinem laufenden Gehalt gezahlt. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig. Allenfalls künftige Lohnerhöhungen können Sie mit dieser Möglichkeit weitgehend steuerfrei gestalten.

Auswirkungen einer Gehaltsumwandlung

Pauschalsteuer

ohne Pauschalsteuer

Gehalt vor Erhöhung

4.000,00 €

4.000,00 €

Gehaltserhöhung

120,00 €

300,00 €

Bruttogehalt

4.120,00 €

4.300,00 €

Steuerabzug vor Erhöhung

1.021,11 €

1.021,11 €

Steuerabzug nach Erhöhung

1.072,32 €

1.150,78 €

Differenz

51,21 €

129,67 €

Netto-Erhöhung

68,79 €

170,33 €

zzgl. pauschal best. Fahrtkosten

180,00 €

– €

Gesamt-Netto

248,79 €

170,33 €

Wie Sie die Steuerersparnis ermitteln
Gerade auch in Gesprächen mit Ihren Mitarbeitern wird Ihnen wahrscheinlich immer wieder die Frage gestellt, wie Sie die Vorteile der Pauschalierung berechnen und wie sich dies im Portmonee bemerkbar macht.

Laufender Arbeitslohn
Bei der Pauschalbesteuerung der Zuschüsse für Fahrtkosten zählen die Erstattungen für die ersten 20 km zum laufenden Arbeitslohn, daher die Gehaltserhöhung in der Tabelle um 120 € (20 Tage x 20 km x 0,30 €).

Fahrtkostenpauschalierung
Die Fahrtkostenerstattung für die restlichen 30 km können Sie dann pauschal besteuern und Ihrem Mitarbeiter auszahlen. Hieraus ergibt sich der Betrag von 180 € (20 Tage x 30 km x 0,30 €). Da Sie den Zuschuss zu den Fahrtkosten pauschal versteuern, zahlen Sie hierfür folgende Beträge an das Finanzamt:

Das kostet Sie die Pauschalversteuerung

Bemessungsgrundlage

180,00 €

Pauschalsteuer, 15 %

27,00 €

Solidaritätszuschlag

1,49 €

Kirchensteuer, Niedersachsen 6 %

1,62 €

Steuerbelastung

30,11 €

Hinweis: Als Arbeitgeber tragen Sie neben dem Fahrtkostenzuschuss von 300 € noch die Pauschalversteuerung von 30,11 €. Hinzu kommt noch der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, bezogen auf die 120 €, die zum laufenden Arbeitslohn gehören. Ob Sie hier tatsächlich belastet werden, hängt davon ab, ob die Beitragsbemessungsgrenzen für das laufende Gehalt überschritten werden.

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