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Wenn Ihre Satzung zum Beispiel
- ordentliche und außerordentliche Mitglieder,
- fördernde oder korrespondierende Mitglieder,
- Ehren-, Alters- oder Gastmitglieder
vorsieht, wirken sich diese Abstufungen auch auf die Rechte in der Mitgliederversammlung und außerhalb aus.
Ordentliche Mitglieder haben alle Rechte, die Rechte der übrigen Mitglieder sind abgestuft, wobei jeder Streit über den Grad der Abstufung vermieden wird, wenn die Satzung auch regelt, welche Mitglieder welche Rechte haben. Regelt Ihre Satzung die Rechte oder unterschiedlichen Pflichten nicht, gilt als Leitlinie: Je weniger Pflichten mit einer Mitgliedschaft verbunden sind, desto weniger Rechte hat das Mitglied.
Sieht Ihre Satzung keine unterschiedlichen Mitgliedschaften vor, hat jedes Mitglied in der Mitgliederversammlung ein
- Teilnahmerecht,
- Rederecht,
- Antrags- und Vorschlagsrecht,
- Auskunfts- und Einsichtsrecht,
- Stimmrecht,
- Widerspruchsrecht gegen Versammlungsbeschlüsse.
Bezüglich Ihrer Informationspflichten wiederum gilt Folgendes: Wenn Ihre Mitglieder etwas wissen
- müssen, bedeutet dies, dass Sie als Vorstand verpflichtet sind, über den Vorfall, den Stand des Verfahrens usw. zu informieren. (z. B. Dinge, die ein Mitglied persönlich betreffen).
- dürfen, bedeutet dies, dass Sie als Vorstand freiwillig über etwas informieren, hierzu aber keine Rechtspflicht besteht. (z. B. Auskünfte über die Vereinsgeschäfte außerhalb der Mitgliederversammlung).
- wollen, müssen Sie als Vorstand genau prüfen, ob Sie die verlangte Information herausgeben dürfen oder nicht.
Informieren müssen Sie dagegen immer und umfassend in der ordentlichen oder außerordentlichen Mitgliederversammlung. Die Mitglieder oder die Mitgliederversammlung müssen Sie hierzu nicht auffordern.
Der Umfang der zu erteilenden Informationen und der Auskünfte, die Mitglieder verlangen dürfen, ergibt sich aus der Tagesordnung. Informieren dürfen Sie als Vorstand natürlich auch in und außerhalb der Mitgliederversammlung über alle Punkte, von denen Sie annehmen, dass die Mitglieder nicht bis zur nächsten Mitgliederversammlung auf entsprechende Informationen warten sollen oder wollen.
Auskunft außerhalb der Versammlung: Das sollten Sie zuerst prüfen
Jedes Mitglied hat das Recht, über die rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse seines Vereins Auskunft zu verlangen. Wenn ein Mitglied von Ihnen als Vorstand außerhalb der Mitgliederversammlung Auskunft will, prüfen Sie als Vorstand zuerst, ob die verlangte Information
- die rechtlichen oder tatsächlichen Verhältnisse des Vereins betrifft.
- für alle Mitglieder von Interesse ist oder nur für das anfragende Mitglied.
- für das anfragende Mitglied notwendig ist, um die Mitgliedsrechte ordnungsgemäß ausüben zu können.
- zum jetzigen Zeitpunkt gegeben werden muss oder ob es genügt, dem Mitglied die angefragte Information erst in der nächsten Mitgliederversammlung zu geben und damit allen Mitgliedern zukommen zu lassen.
Betrifft die verlangte Information ein einzelnes Vereinsmitglied, müssen Sie als Vorstand immer auch prüfen, ob die Auskunft das Persönlichkeitsrecht und/oder Datenschutzrechte des betroffenen Mitglieds verletzt.
Möchte ein Mitglied zum Beispiel in der Mitgliederversammlung zum Tagesordnungspunkt „Außenstände“ wissen, welche Mitglieder ihren Vereinsbeitrag nicht bezahlt haben, dürfen Sie die Beantwortung dieser Frage unter Hinweis auf Datenschutz und Persönlichkeitsrecht der betroffenen Mitglieder verweigern.
Der Fragesteller darf allerdings erfahren, wie viele Mitglieder in Zahlungsverzug sind und welche Summe hierdurch dem Verein fehlt. Ein Recht, die Namen der säumigen Zahler zu erfahren, hat der Fragesteller nicht. Auskunft ist immer vom Vorstand zu erteilen.
Betrifft die Auskunft die Tätigkeit anderer Vereinsorgane oder bestimmter Vereinsgruppen, dürfen Sie als Vorstand die Beantwortung der Fragen an die Personen delegieren, die diese Vereinsbereiche leiten, oder auf deren Stellungnahme zurückgreifen.
So vorzugehen, ist vor allem in größeren Vereinen mit mehreren Sparten sinnvoll, weil die Spartenleitung in der Regel Detailfragen zur Sparte eingehender und besser beantworten kann.
Schriftliche Anfragen
Stellt ein Mitglied eine schriftliche Anfrage, prüfen Sie zuerst, ob
- das Mitglied mit seiner Anfrage eine Änderung oder Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Mitgliederversammlung möchte. Wenn ja, müssen Sie die Anfrage in einen Änderungs- bzw. Ergänzungsantrag umdeuten und – bei fristgerechtem Eingang vor der Mitgliederversammlung – die Tagesordnung der Mitgliederversammlung ändern oder ergänzen.
- die gestellte Frage einen Tagesordnungspunkt der nächsten Mitgliederversammlung betrifft. Ist dies der Fall, können Sie die Anfrage in der nächsten Mitgliederversammlung beantworten. Ein Recht auf eine schriftliche Antwort hat das Mitglied nicht, denn Auskünfte in der Mitgliederversammlung werden grundsätzlich mündlich vom Vorstand erteilt.
Treffen beide Punkte nicht zu, möchte der Anfragende also weder eine Änderung bzw. Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Mitgliederversammlung, noch betrifft seine Frage einen Tagesordnungspunkt der nächsten Mitgliederversammlung, prüfen Sie als Nächstes, ob die erbetene Information zur ordnungsgemäßen Ausübung des Mitgliedsrechts erforderlich ist.
Ist dies der Fall, müssen Sie als Vorstand die Auskunft erteilen, und zwar zeitnah, also auch außerhalb einer möglicherweise bald stattfindenden Mitgliederversammlung.
Betrifft die begehrte Information nicht die ordnungsgemäße Ausübung von Mitgliederrechten, entscheiden Sie, ob Sie die gewünschte Auskunft erteilen wollen und können.
Wollen oder können Sie die Auskunft zum jetzigen Zeitpunkt nicht erteilen, vertrösten Sie das anfragende Mitglied auf die nächste Mitgliederversammlung.
Wichtig: Die Mitgliederversammlung kann auf einen entsprechenden Antrag hin beschließen, dass Auskunft zu erteilen ist und wer Auskunft zu erteilen hat. Trotz eines derartigen Beschlusses darf die auskunftspflichtige Person die Auskunft verweigern.
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