Was zum Jahresanfang in der PR zu planen ist

Es gibt eine ganze Reihe von Planungshorizonten, die in der Öffentlichkeitsarbeit zu beachten sind.

• Erstellen Sie einen Themenplan für das ganze Jahr.
• Es ist höchste Zeit für die Budgetplanung.
• Sorgen Sie für eine zumindest grobe Mediaplanung.
• Externe Events wie Pressekonferenzen, Tage der offenen Tür wollen geplant sein.
• Die interne Kommunikation verlangt nach einem geplanten Vorgehen.
• Natürlich zählt auch die Urlaubsplanung dazu.

Auf einige wichtige Planungsaufgaben gehe ich etwas genauer ein: Wofür ist ein Themenplan gut? Er legt fest, wann Sie worüber eine Pressemitteilung, einen Blogbeitrag oder Artikel in der Mitarbeiterzeitung, Kundenzeitschrift und anderen Medien veröffentlichen. Ein solcher Plan ist ein verbindliches Arbeitsdokument aus dem sich weitere Aufgaben der PR-Verantwortlichen ableiten.

Budget für die Unternehmenskommunikation sollte feststehen

Das Budget für die Unternehmenskommunikation sollte zu Beginn eines Jahres bereits feststehen. Es umfasst im Wesentlichen die geplanten Personalkosten, externe PR-Beratung und Dienstleistungen, Media-Ausgaben (Anzeigen, Plakate, Radiospots etc.), Event-Nebenkosten und Reisekosten. PR-Verantwortliche, die nicht über ein Mindestbudget verfügen können, agieren häufig auf verlorenem Posten, denn sie müssen für jede einzelne Maßnahme zunächst intern einen Etat frei bekommen. Dies geschieht immer in Konkurrenz zu anderen, womöglich als dringender empfundenen Aufgaben.

Mediaplanung

Die Mediaplanung ist eng mit dem Budget verknüpft. Zu Jahresbeginn legen Sie mindestens die Mediengattungen fest, in denen Sie mit Anzeigen oder Werbespots in diesem Jahr präsent sein wollen. Die konkrete Auswahl kann im Verlauf der Produktion erfolgen. Wichtig sind sinnvolle Budgets. Mit 10.000 Euro können Sie keine bundesweite Anzeigenkampagne starten. Selbst im Lokalblatt erreichen Sie damit nur eine sehr begrenzte Aufmerksamkeit.

Veranstaltungen planen

Veranstaltungen brauchen eine langfristige Planung, mit klaren Fristen – sogenannten Deadlines. Wer beispielsweise eine Pressekonferenz plant, muss rechtzeitig Einladungen verschicken, einen Raum mieten, Termine der Geschäftsleitung koordinieren. Die Anwesenheit der Unternehmensführung ist allein schon eine Herausforderung.

Außer im Krisenfall ist sie nur zu bewerkstelligen, wenn Sie dafür schon frühzeitig einen verbindlichen Termin festlegen. Dieser braucht eine hohe Planungspriorität, muss also als wichtig und unumstößlich angesehen werden. Es reicht also nicht, der Chefsekretärin ein „Vielleicht“ abzuringen.

Bildnachweis: contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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