Was Sie in Ihrer Korrespondenz vermeiden sollten

Ein Brief, in dem es vor Abkürzungen und Fremdwörter nur so wimmelt, kommt beim Leser gar nicht gut an. Das Gleiche gilt für einen falsch geschriebenen Namen. Lesen Sie in diesem Beitrag Tipps, damit Ihre Briefe den Kunden nicht verärgern.

Die Korrespondenz mit Kunden oder Geschäftspartnern gehört zum Berufsalltag. Dafür müssen Sie kein Schriftsteller oder Journalist sein. Sie sollten jedoch auf eine verständliche Ausdrucksweise achten und Fehler vermeiden.

Kennen Sie die Fremdwörter-Sucht?

Leider hält sich hartnäckig die Annahme, dass viele Fremdwörter die Intelligenz und Kompetenz des Schreibers bezeugen. Dies ist jedoch ein Irrglaube, denn niemand möchte mit Lexikon einen Brief lesen. Kommunizieren Sie immer empfängerorientiert, betrachten Sie jeden Brief noch einmal mit der Brille des "Normalo". Ist alles auch für Laien verständlich oder benötigt man Fachwissen, um den Text zu verstehen?

Neben Fremdwörter machen auch Substantive einen Text kompliziert. Insbesondere Substantive, die auf "ung" oder "nahme" enden, haben eine negative Wirkung, da Sie den Leser vom Text distanzieren.

"Zwecks Terminierung bitten wir um telefonische Kontaktaufnahme" klingt beispielsweise sehr unpersönlich. Schreiben Sie besser: "Bitte rufen Sie uns an, damit wir einen Termin vereinbaren können."

Abkürzungen besser vermeiden

Dass z. B. zum Beispiel heißt oder bzw. für beziehungsweise steht, wissen die meisten. Wie sieht es jedoch mit EP oder M.E. aus? Nicht jeder weiß auf Anhieb, dass sich dahinter die "Einheitspreise" und "Meines Erachtens" verbergen.

Abkürzungen gelten in der Korrespondenz als unhöflich und erschweren die Kommunikation. Teilweise sind in Briefen sogar unternehmensinterne Abkürzungen zu finden, die dem Kunden definitiv nicht geläufig sind.

Am besten ist es, wenn Sie generell Briefe ohne Abkürzungen schreiben. Dann brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen, welche Abkürzung intern ist und welche allgemeingebräuchlich.

Namen unbedingt richtig schreiben

Über einen Rechtschreibfehler sieht man hinweg, über einen falsch geschriebenen Namen nicht. Schauen Sie deshalb ganz genau hin, ob Sie den Namen richtig geschrieben haben. Führen Sie in der Adresse alle Titel mit auf. Verzichten Sie außerdem auf die unpersönliche Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren", wenn Sie in der Adresse einen Namen nennen.