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Warum eigentlich Prozessoptimierung?

Mit Prozessoptimierung im Geschäftsleben ist es ähnlich wie mit dem verbrannten Toast zum Frühstück: Was machen wir, wenn wir statt eines knusprigen Toasts einen verbrannten als Produkt erhalten? Versuchen wir, uns einen neuen Toast zuzubereiten? Werfen wir den Toast weg? Oder kratzen wir das Schwarze ab?

Warum eigentlich Prozessoptimierung?

Wäre es nicht viel einfacher, die Einstellungen des Toasters zu überprüfen und sie entsprechend anzupassen, um einen knusprigen, goldbraunen Toast essen zu können?

Prozessoptimierung: Toast-Zubereitung auch im Geschäftsleben
Ähnliches gilt für das Geschäftsleben: häufig dulden wir schlechte, ineffiziente Prozesse, statt sie zu analysieren, Fehlerursachen zu eliminieren und sie am Schluss zu verbessern. Wir kreieren oft zusätzliche Schritte, um Folgeprobleme, die auftauchen, zu beseitigen – statt in Richtung Prävention und Eliminierung der Fehlerursachen zu gehen. Dann werden diese zusätzlichen Schritte zum integralen Bestandteil des Prozesses.

Um den Prozess zu verbessern, wäre es doch viel einfacher, die nicht-wertschöpfenden Schritte zu identifizieren und dann nach Lösungen zu suchen, die es ermöglichen, Probleme zu vermeiden. Analog zu dem verbrannten Toast: statt ihn wegzuwerfen, ist es viel einfacher (und billiger), die Einstellungen des Toasters zu ändern.

Kosten – Qualität – Zeit: Darum geht es bei der Prozessoptimierung 
Im Geschäftsleben haben wir mit diversen Herausforderungen zu tun, die sich – vereinfacht gesagt – rund um die drei Dimensionen Kosten, Qualität und Zeit drehen. Zum einen werden wir mit dem steigenden Kostendruck konfrontiert: die Margen sinken, die Personalkosten steigen und die Konkurrenz schläft auch nicht.

Auf der anderen Seiten erwarten unsere Stakeholders von uns bessere Qualität: sie sind an sicheren und zuverlässigen Informationen interessiert, die ihnen einen Mehrwert bringen. Und schließlich wird Schnelligkeit erwartet: die Information sollte zwar zuverlässig sein – aber auch schnell geliefert. Es wird erwartet, dass wir flexible ad hoc Analysen vorbereiten können und in der Lage sind, die Planungszyklen zu verkürzen.

Zusammenspiel zwischen Effizienz und Effektivität
Die Herausforderung im Bereich Finanz- und Rechnungswesen besteht darin, das Optimum zwischen den drei Dimensionen zu erreichen. Es handelt sich um ein harmonisches Zusammenspiel zwischen Effizienz (Kostenoptimierung) und Effektivität (Serviceoptimierung).

Die Kostenoptimierung bedeutet nichts anderes, als Erfüllung der Kostenziele auf Basis definierter Budget-Anforderungen und sparsamen Umgang mit Ressourcen. Die Serviceoptimierung besteht darin, dass die Anforderungen der internen und externen Kunden erfüllt werden und durch optimales Service-Angebot ein Beitrag zum Unternehmenserfolg getragen wird.

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