Laden Sie einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein, so haben Sie grundsätzlich die dazu erforderlichen Fahrtkosten zu erstatten. Das ist ständige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und der Landesarbeitsgerichte seit vielen Jahren.
Die vielleicht auf den ersten Blick etwas verwunderliche rechtliche Begründung dafür ist, dass Sie durch die Einladung zum Vorstellungsgespräch einen Auftrag "Teilnahme am Vorstellungsgespräch" erteilen. Nach § 670 BGB hat der Beauftragte einen Anspruch auf Ersatz der Kosten, die er für erforderlich halten durfte. Dazu gehören die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch.
Aber genau hier liegt bereits die erste wesentliche Einschränkung. Es geht nur um die Kosten, die die Bewerber für erforderlich halten durfte. So sind Kosten für ein Flugticket zum Beispiel nur dann zu erstatten, wenn die Anreise per Flugzeug unbedingt erforderlich oder billiger als etwa die Anreise per Bahn ist.
Sorgen Sie bereits bei der Einladung für Klarheit bezüglich der Reisekosten
Um jedes Missverständnis zu vermeiden, können Sie bereits in der Einladung zum Vorstellungsgespräch darauf hinweisen, welche Reisekosten von ihnen erstattet werden.
Formulierungsbeispiel:
"Reisekosten werden gegen Vorlage des Beleges auf Basis eines Bahntickets, zweite Klasse, erstattet."
Einen Erstattungsanspruch hat der Bewerber auch nur hinsichtlich solcher Kosten, die tatsächlich entstanden sind. Für andere Aufwendungen, wie zum Beispiel einen genommenen Urlaubstag, sind Sie nicht erstattungspflichtig.
Sie können die Erstattung auch komplett ausschließen
Wenn Sie dem Bewerber entweder in der Einladung oder in der Stellenausschreibung deutlich mitteilen, dass Sie keine Reisekosten erstatten, besteht auch kein Erstattungsanspruch. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels sollte man sich aber gut überlegen, inwieweit man sich so als attraktiver Arbeitgeber präsentiert.
Wann Sie trotz grundsätzlicher Zusage Reisekosten nicht erstatten müssen
Es gibt aber auch Fälle, in denen zwar an sich ein Erstattungsanspruch besteht, dieser im Einzelfall aber ausgeschlossen ist. Das kann zum Beispiel sein, wenn der Bewerber sich zum Vorstellungsgespräch verspätet oder gar nicht erst erscheint. So hat es das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz im Urteil vom 7.2.2012 (Az.: 3 Sa 540/11) entschieden. In dem Fall war ein Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch um 18:00 Uhr eingeladen.
Um 17:50 Uhr rief er an und teilte mit, dass er die angegebene Adresse des Arbeitgebers trotz Navigationssystem und vorheriger Übersendung einer Anfahrtskizze durch den Arbeitgeber nicht finden könne. Im weiteren Verlauf des Gesprächs zog er seine Bewerbung zurück. Gerichtlich verlangte er dann die Erstattung der Reisekosten.
Vor dem LAG hatte er keine Chance. Die Richter stellten darauf ab, dass es Sache des Bewerbers sei, seine Anreise so zu organisieren, dass er rechtzeitig erscheine. Gegebenenfalls müsse ein ausreichender Zeitpuffer eingeplant werden.