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Wann Sie besser ein Business-Telefonat führen als eine E-Mail zu schreiben

Lesezeit: 2 Minuten Lieber Leser, wie viele Telefonate führen Sie täglich? Wohl je nach Situation: Bei einer Aktion mehrere pro Stunde, etwa für eine Messe-Einladung. In Nachfass-Gesprächen mit Kontakten (um sie zu Kontrakten zu machen) nur zwei bis vier gezielt am Tag. Und im Vorfeld zu Besuchen meist nur geplante und terminierte.

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Wann Sie besser ein Business-Telefonat führen als eine E-Mail zu schreiben

Wann Sie besser ein Business-Telefonat führen als eine E-Mail zu schreiben

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Hat das Telefonieren in Zeiten schneller E-Mails ein Akzeptanz-Problem?

Wer auf Sie „Unified Communications“ zielt, also Kommunizieren auf diversen Kanälen via einem Account meint, sollte differenzieren: Ein lebendiger, weiterführender Dialog entsteht nur am Telefon, selbst wenn ein schriftlicher Austausch in Echtzeit möglich ist. Gehören Sie zu denen, die immer häufiger per E-Mail eine konkrete Zeit für ein Telefonat vereinbaren? Dann sehen Sie eindeutig Chancen statt Risiken.

Wann greifen Sie zum Hörer und wann lieber nicht?

Wenn rasche Abstimmung gewollt ist und ein Dialog angebracht, telefonieren Sie wahrscheinlich. Eher weniger allerdings, wenn Sie gerade in Rage sind – dann empfiehlt es sich, abzuwarten. In jedem Fall ist ein Telefonat in einer Verhandlung der schriftlichen E-Mail vorzuziehen: Im persönlichen Gespräch ist eher eine Korrektur möglich – eine E-Mail ist schnell abgeschickt, manchmal zu schnell.

Wie gehen Sie damit um, wenn der Anrufer in einem ungünstigen Moment anruft?

Zum Beispiel, wenn gerade parallel ein anderes Telefonat stattfindet oder gar ein persönliches Gespräch? Zunächst bei dieser anderen Person entschuldigen und um Erlaubnis für kurzes Annehmen des Anrufs bitten. Dann sagen Sie dem Anrufer etwas in dieser Art:

Danke für Ihren Anruf! Jetzt bin ich gerade belegt. Wollen Sie in ca. x Minuten wieder anrufen? Oder wann erreiche ich Sie gut? Zwischen x und x Uhr – unter welcher Nummer? Nochmals: danke – und bis dahin!

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Gehören zu jenen vielen Menschen, die weniger gern telefonieren?

Dann sollten Sie für sich dies klären:

  1. Love it – wann fühlen Sie sich am energiereichsten (Biokurve)? Mit wem telefonieren Sie eher gern? Worüber?
  2. Change it – zum Beispiel durch ausführliches Vorbereiten, durch Finden von Gründen, dennoch telefonieren zu wollen. Oder durch Üben, zusammen mit lieben Menschen, die konstruktiv kritisieren.
  3. Leave it – zum Beispiel Akquise outsourcen, also von Menschen (Unternehmen) machen lassen – oder andere Wege gehen.

Dazu gehört auch, den Kontext zu verändern: Kaum jemand telefoniert grundsätzlich ungern.

Was sollten Sie beim Telefonieren unbedingt vermeiden?

Dies sind die absoluten Dont’s:

  • Rauchen
  • Kauen (Kaugummi zum Beispiel)
  • Trinken (Schluckgeräusche werden bestens übertragen)
  • Essen (Hartes ist deutlich zu hören – doch auch Weiches unterlassen)
  • „Moment mal!“ und die Sprechmuschel verdecken
  • Schweigen, Verstummen (Ausnahme: Sie möchten den Anderen bremsen.)
  • Parallel mit Anderen sprechen/auf Andere achten
  • Parallel an einem anderen Vorgang arbeiten.

Was beeinflusst ein Telefonat positiv?

  • Lächeln Sie (Stimmung).
  • Sprechen Sie die andere Person direkt an („Sie“, „Name“).
  • Stellen Sie Fragen (so entsteht ein Dialog).
  • Selbstprogrammierung ist hilfreich: Stehen statt sitzen, Gehen statt starr stehen, durchaus Mimik und Gestik einsetzen. So wirken Sie stärker!

Viel Erfolg dabei!

Bildnachweis: contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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