Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter bei Ende seines Arbeitsverhältnisses einen Anspruch darauf, dass Sie ihm ein Zeugnis ausstellen. Dieser Anspruch kann sogar gerichtlich eingeklagt werden. In der Praxis passiert das auch immer wieder. Das ist aus Sicht der Mitarbeiter mehr als verständlich, weil das Zeugnis zu den wichtigen Bewerbungsunterlagen gehört.
Unterscheiden Sie Zwischenzeugnis und Endzeugnis
Und genau in Zusammenhang mit Bewerbungen entsteht die erste Frage. Ein typischer Fall: Ein Mitarbeiter hat bei Ihnen unter Einhaltung der Kündigungsfristen zum 30. Juni gekündigt. Bereits Anfang Juni wendet er sich an Sie mit der Bitte, ihm das Zeugnis schon jetzt auszustellen, da er dies für eine Bewerbung um einen neuen Arbeitsplatz benötigt. Wie können Sie jetzt reagieren?
Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Mitarbeiter lediglich ein Zwischenzeugnis ausstellen. Denn es ist ja immerhin denkbar, dass es im Juni noch positive oder (in der Praxis leider häufiger) negative Entwicklungen des Mitarbeiters gibt. Hätten Sie jetzt schon das Endzeugnis ausgestellt, so hätten Sie etwas bescheinigt, was in der Wahrheit nicht vorliegt. Ihre Pflicht zur Ausstellung eines wahrheitsgemäßen Zeugnisses wären Sie damit nicht nachgekommen.
Unterscheiden Sie daher streng zwischen Zwischenzeugnis und Endzeugnis. Das Endzeugnis dürfen Sie erst dann ausstellen, wenn das Arbeitsverhältnis tatsächlich beendet ist.
Stellen Sie keine Gefälligkeitszeugnisse aus
Allerdings sollten Sie beachten, dass ein Zwischenzeugnis nach der Rechtsprechung durchaus Auswirkungen auf das Endzeugnis hat. Haben Sie zum Beispiel im Zwischenzeugnis gute Leistungen bescheinigt, so können Sie in dem Endzeugnis nur befriedigende Leistungen bescheinigen, wenn es tatsächlich eine nachweisbare Veränderung gegeben hat.
Das Zwischenzeugnis hat eine erhebliche Indizwirkung. Seien Sie daher sehr vorsichtig mit Gefälligkeitszeugnissen, auch wenn es sich "nur" um ein Zwischenzeugnis handelt.
So lange haben Sie Zeit mit dem Endzeugnis
Eine andere häufig gestellte Frage ist, wie schnell Sie nach Ende des Arbeitsverhältnisses des Zeugnis ausstellen müssen. Aus Sicht der Mitarbeiter kann dies nicht schnell genug gehen. Auf der anderen Seite sollen Sie das Arbeitsverhältnis bis zum letzten Tag beurteilen. Daher kann von Ihnen schon einmal nicht verlangt werden, dass das Zeugnis bereits am letzten Arbeitstag vorliegt.
Gesetzlich ist die Ausstellungsfrist nicht geregelt, sondern lediglich vorgesehen, dass bei Beendigung des Amtsverhältnisses das Zeugnis vorliegen muss. Die Gerichte akzeptieren eine Frist von bis zu ca. 2-3 Wochen nach Ende des Arbeitsverhältnisses zur Erstellung des Erzeugnisses (LAG Schleswig-Holstein vom 01.04.2009, Az.: 1 Sa 370/08).
Dann sollten Sie das Zeugnis allerdings auch tatsächlich fertig haben und dem Mitarbeiter übergeben oder zustellen. Eine verspätete Ausstellung des Zeugnisses kann zu Schadensersatzansprüchen führen. Dies z. B. dann, wenn der Mitarbeiter nachweisen kann, dass aufgrund des fehlenden Zeugnisses eine konkrete Bewerbung um einen neuen Job erfolglos war.