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Wann ist ein unbezahlter Urlaub meldepflichtig?

Wenn die vertraglich vereinbarten Urlaubstage eines Arbeitnehmers aufgezehrt sind, bittet manch Arbeitnehmer um weitere Urlaubstage. Hier besteht die Möglichkeit unbezahlte Urlaubstage zu gewähren. Neben der Kürzung des Lohnes, müssen Sie hier aber auch DEÜV-Meldungen erstatten.

Wann ist ein unbezahlter Urlaub meldepflichtig?

Unbezahlter Urlaub ist im Sinne der Sozialversicherung als Fehlzeit des Arbeitnehmers zu bewerten. Das heißt es fallen DEÜV-Meldungen für diese Zeiten an. Allerdings gelten hier bestimmte Zeitvorgaben, sodass nicht jeder unbezahlte Urlaub gleich einen meldepflichtigen Tatbestand in der Sozialversicherung auslöst.

Abmeldung erstellen

Wenn ein Arbeitnehmer länger als einen Monat unbezahlten Urlaub hat, dann müssen Sie in der Lohnabrechnung nach einem Monat eine Abmeldung mit Grund 34 an die Einzugsstelle des Arbeitnehmers versenden.

Für unbezahlte Urlaube, die keinen Monat andauern, brauchen Sie hingegen keine Meldungen versenden. Nimmt ein Arbeitnehmer also nur ein oder zwei Tage unbezahlten Urlaub, so bleibt dies aus Sicht der DEÜV-Meldungen folgenlos.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat von 2.7. bis 5.8.2012 unbezahlten Urlaub.

Da der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat andauert, ist eine Abmeldung zum 1.8.2012 zu erstatten. Diese enthält als Meldezeitraum die Monate, die bislang im Kalenderjahr noch nicht erstattet worden sind. Als Ende des Meldezeitraums ist der Tag zu verwenden, der den letzten Tag des Monatszeitraums der Fehlzeit umfasst.

Anmeldung nach Wiederaufnahme der Beschäftigung

Sobald der Arbeitnehmer seine Beschäftigung wieder aufnimmt, melden Sie ihn wieder zur Sozialversicherung an. Verwenden Sie dabei den Abgabegrund 13 und den Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Fortsetzung des Beispiels: Der unbezahlte Urlaub des Arbeitnehmers endet am 5.8.2012 – er nimmt seine Tätigkeit somit am 6.8.2012 wieder auf. Mit diesem Datum ist auch die Anmeldung (Grund 13) zu erstatten.

Weisen Sie auf fehlenden Krankenversicherungsschutz hin

Der gesetzliche Krankenversicherungsschutz ist nur für vier Wochen gegeben. Hat ein Arbeitnehmer länger unbezahlten Urlaub, dann zahlt die gesetzliche Krankenversicherung nicht mehr im Krankheitsfall. Weisen Sie daher Ihren Arbeitnehmer daraufhin, sich selbst um einen – privaten – Krankenversicherungsschutz für diesen Zeitraum zu kümmern. Die gesetzliche Krankenkasse leistet diesen Versicherungsschutz nicht mehr.

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