Vorsteuerabzug und elektronische Rechnungen

Bekannt: Ohne eine Rechnung läuft im Geschäftsleben nichts. Vor allem der Fiskus stellt an die Form von Rechnungen hohe Anforderungen. Vor allem dann, wenn der Rechnungsempfänger die in der Rechnungssumme enthaltene Umsatzsteuer (16 oder 7 Prozent) als so genannte Vorsteuer geltend machen will.

Grundsätzlich sind dazu alle Unternehmer (Umsatz im letzten Geschäftsjahr über 16.620 Euro) berechtigt. Sie dürfen die gezahlte Umsatzsteuer für Waren und Dienstleistungen, die sie im Rahmen ihrer Firma erworben haben, von ihrer Umsatzsteuer-Schuld abziehen. Voraussetzung: Der Unternehmer ist im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung in Papierform. Daraus hervorgehen müssen:

Name und Adresse des Rechnungsausstellers und –empfängers
Datum
Art der gelieferten Ware oder Dienstleistung
Nettopreis. Achtung! Jede Rechnung muss sowohl den Netto- und Bruttopreis und die exakte Umsatzsteuer enthalten.
Höhe der Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz
Bruttorechnungsbetrag

Nur bei Rechnungen bis 102 Euro genügt die Angabe des in der Rechnungssumme enthaltenen Umsatzsteuersatzes.

Das Finanzamt akzeptiert unter bestimmten Voraussetzungen auch beim Vorsteuerabzug Online-Rechnungen. Paragraph 14 Abs. 4 Satz 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bestimmt, dass zum Vorsteuerabzug eine elektronische Abrechnung ausreicht, wenn diese mit einer digitalen Signatur versehen ist.

Doch die digitale Signatur erweist sich derzeit noch als ausgesprochen umständlich. Firmen, die sie anwenden wollen, müssen zunächst ihre EDV auf die erforderliche Hard- und Software umrüsten. Für einen einfachen PC belaufen sich die Kosten auf rund 140 Euro. Neben einer speziellen Signatur-Software benötigt der Anwender ein spezielles Karten-Lesegerät, das an den PV angeschlossen werden muss. Zudem muss die Firma ihre ”elektronische Unterschrift” bei speziellen Zertifizierungsstellen beantragen, hinterlegen und beglaubigen lassen.
Die ”elektronische Unterschrift” wird auf einer Chipkarte gespeichert, die in das Lesegerät am PC gesteckt werden muss. In allen T-Punkt Läden der Deutschen Telekom AG können Sie "digitale Signaturen" in Auftrag geben. Die Kosten belaufen sich auf 27,35 Euro für die Chipkarte und 49,83 Euro jährlich für die Dienstleistungen der Zertifizierungsstelle. Weitere Infos: 0800 / 835 37 32 oder in Internet unter www.telekom.de.

Eine Alternative ist beispielsweise die “ChamberCard” der Industrie- und Handelskammern. Diese ist in dem "Startpaket für die Elektronische Signatur" enthalten und kostet 49 Euro pro Jahr. Das Paket enthält die ChamberCard, ein Lesegerät und die erforderliche Software. Alle Komponenten sind aufeinander abgestimmt und können ohne besondere PC-Kenntnisse von jedem Benutzer leicht installiert und in Betrieb genommen werden. Um die neue Karte zu erhalten, muss sich jeder Nutzer einmal mit Personalausweis bei der IHK Frankfurt oder den anderen IHKs in Deutschland registrieren lassen. Wer diese

Zertifizierungsprozedur erfolgreich hinter sich gebracht hat, muss fortan jede Online-Rechnung mit seinem ”elektronischen Schlüssel” unterzeichnen. Dadurch ist sichergestellt, dass das Online-Schriftstück nicht mehr verändert werden kann, ohne dass dies auffällt.

Auch der Rechnungsempfänger muss die erhaltene Rechnungsdatei checken. Dazu dient der hinterlegte ”öffentlichen Schlüssels” des Rechnungsausstellers. Zertifizierte Firmen oder Privatpersonen hinterlegen diese spezielle Prüf-Datei bei den staatlich anerkannten Zertifizierungsstellen (zum Beispiel Deutsche Telekom) – per Internet abrufbar. Stimmt dieser Schlüssel mit dem Schlüssel in der ”elektronischen Rechnung” überein, steht der Anerkennung der elektronischen Rechnung (fast) nichts mehr im Wege.

Mit einer Ausnahme: Die Finanzverwaltung verlangt, dass elektronische Rechnungen nebst den ”öffentlichen Schlüsseln”, beim Rechnungsempfänger so gespeichert werden, dass eine spätere Veränderung nicht mehr möglich ist, etwa auf einer selbst gebrannten CD-Rom. Ein einfacher Papierausdruck der empfangenen Online-Rechnung genügt nicht.

Kein Wunder, dass aufgrund dieser Vorschriften Experten die umständliche Handhabung der ”elektronischen Rechnung” heftig kritisieren und weiterhin die althergebrachte Papierform empfehlen.

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