In Outlook 2010 ist der Ordner der vorgeschlagenen Kontakte eine Neuheit. Der Ordner wird zu Beginn leer sein, wird sich aber nach und nach mit den Adressen füllen, mit denen Sie Kontakt haben. Das Praktische: Versenden Sie eine neue E-Mail sucht Outlook automatisch in diesem Ordner nach dem Kontakt und schlägt Ihnen die Adresse vor.
Das Unpraktische: Outlook sammelt alle Adressen, an die Sie einmal geschrieben haben. Nach einer längeren Zeit wird Ihnen dann bei der Eingabe in die Adresszeile eine Unmenge an Vorschlägen gemacht. Diese können Sie deaktivieren.
Vorgeschlagene Kontakte in Outlook speichern
Um die vorgeschlagenen Kontakte in Outlook zu optimieren und dauerhaft im Adressbuch zu speichern, klicken Sie zunächst auf die Rubrik "Kontakte". Hier finden Sie nun alle vorgeschlagenen Kontakte, auch die, mit denen Sie bisher nur wenig E-Mail-Verkehr gepflegt haben. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Kontakt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie weitere Informationen über den Kontakt festhalten können: Telefonnummer, Adressen, Firma oder Webseiten.
Klicken Sie nach Übernahme der Informationen auf das Feld "Speichern und Schließen" oben links in der Leiste. In einem weiteren freien Feld können Sie frei Notizen über diesen Kontakt festhalten. Somit haben Sie einen Kontakt erfolgreich in Outlook angelegt.
Suchen Sie einen Kontakt in Outlook
Wenn Sie eine E-Mail schreiben möchten und die Adresse nicht kennen und Ihnen diese auch nicht vorgeschlagen wird, obwohl Sie bereits E-Mails an diese Adresse versendet haben, dann können Sie über das Feld "An" und unter den vorgeschlagenen Kontakten den Namen eingeben. Klicken mit einem Doppelklick auf den gewünschten Kontakt und danach auf "OK". Jetzt ist der Kontakt in der Adressleiste eingegeben.
Vorgeschlagene Kontakte in Outlook löschen
Wenn Sie die vorgeschlagenen Kontakte in Outlook nicht länger verwalten möchten, können diese ganz einfach gelöscht werden. Das ist vor allem für Smartphone-User interessant, da die Outlook-Kontakte auch im Mobiltelefon unter "Alle Kontakte" gespeichert werden. Dafür gehen in Outlook 2010 unter "Optionen" und klicken dann auf den Reiter "Kontakte". Unter dem Punkt "Vorgeschlagene Kontakte" löschen Sie das Häkchen vor "Automatisch Outlook-Kontakte für Empfänger erstellen, die zu keinem Outlook-Adressbuch gehören". Ab sofort sind die vorgeschlagenen Kontakte in Outlook gelöscht.