Verfassen Sie einen eindeutigen und griffigen Betreff für Ihre E-Mail!
Wie die Schlagzeile einer Boulevard-Zeitung entscheidet oft schon der Betreff, ob ein Adressat Ihre E-Mail liest oder aber in den „Für später…“-Ordner verschiebt. Schreiben Sie einen kurzen Betreff mit einer eindeutigen Aussage. Beispiel: „Heute klären: Aufbau des Messestandes!“
E-Mail effektiv verfassen: Schreiben Sie einfach!
Um einer E-Mail einen gewissen Wert – und vor allem: Gehalt – zu geben und sich damit einhergehend von der Masse der elektronischen Nachrichtenverfasserinnen und –verfasser qualitativ abzusetzen, produzieren viele Absender ewig lang gestaltete E-Mails, die vor unnötigen Füllwörtern und Floskeln schier überquellen und jeglichen Betrachter abschweifen lassen!
Haben Sie es gemerkt? Solche Sätze sind grausam. Schreiben Sie einfache und kurze Sätze. Vermeiden Sie Nebensätze und blumige Formulierungen. Je verständlicher Ihre E-Mail, desto geringer ist die Zahl der Fragen zu Ihrem Text.
Kein grafischer Schnick-Schnack!
Smileys, Bilder und bunte Abbinder stehen für bedeutungslose E-Mails, die im Geschäftsalltag Server belasten und Mitarbeiter aufhalten. Verzichten Sie deswegen auf Emoticons, Fotos & Co. und beschränken Sie sich in Ihren wichtigen E-Mails auf die Qualität des Textes.
Gestalten Sie Ihre E-Mail-Nachrichten übersichtlich!
Auch wenn effiziente E-Mails kurz sein sollen: Fügen Sie Absätze ein, im besten Falle alle drei oder vier Sätze. Texte, die durch Absätze gegliedert sind, werden vom Verfasser intensiver wahrgenommen und besser verstanden. Grund: Einzelne Absätze werden weniger „überflogen“ als lange Textblöcke.
Verzichten Sie auf Witze und Small-Talk in Ihren wichtigen E-Mails!
Selbst wenn Sie gestern Abend mit allen Empfängern einer geschäftlichen E-Mail kegeln waren: Bemerkungen, Anekdoten und Scherze dazu haben in einer wichtigen geschäftlichen Nachricht nichts zu suchen.
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