Sicher erhalten Sie auch ab und zu eine elektronische Visitenkarte als Mailanhang von Geschäftskunden. Die Mehrzahl nutzt diese Möglichkeit jedoch nicht, zudem müsste die technische Kompatibilität gewährleistet sein. Das Abtippen einer handschriftlich überreichten Visitenkarte finden viele Menschen sehr mühsam und suchen nach Alternativen, die Daten doch noch in das elektronische System überführen zu können.
Grob gesagt gibt es derzeit zwei Möglichkeiten zum Visitenkarten einscannen: Zusätzliche Hardware in Form eines Visitenkartenscanners oder Zusatzsoftware für ein geeignetes Handy.
Visitenkartencanner vereinfachen die Erfassung von Visitenkarten
Visitenkartenscanner lesen die Papiervisitenkarten ein und speichern sie. Dabei kann das leistungsstärkste Gerät beispielsweise mehr als 600 Visitenkarten pro Stunde scannen. Das Vorgehen ist recht unkompliziert: Die Visitenkarte wird in einen Schlitz gesteckt, vom Gerät durch die Scannereinheit gezogen und beidseitig eingescannt. Mittels USB-Kabel werden die Daten an den PC oder das Notebook weitergeleitet.
Die Daten werden mit der mitgelieferten Zusatzsoftware im zweiten Schritt in einem Datensatz erfasst und verwaltet. Nun sind die Daten bereit für die Integration in die gängigsten Kontaktmanager wie MS Outlook, MS Outlook Express, Lotus Notes, Adressbuch. Aber auch die Übernahme in Excel und vergleichbare Programme ist je nach Gerät ebensomöglich wie der Datentransfer beispielsweise zum iPod.
Wer internationale Kontakte hat, sollte auf Testergebnisse achten, denn manche der mobilen Geräte haben mit verschiedenen Sprachen Probleme. Unabhängig davon: Die eingelesenen Daten sollten Sie immer überprüfen, denn völlig fehlerfrei arbeiten die Visitenkartenscanner nicht.
Mit der Handykamera scannen
Für verschiedene Handytypen gibt es sie bereits: Visitenkarten-Scanner für die Verarbeitung fotografierter Visitenkarten. Voraussetzung ist neben einer ruhigen Hand auch eine geeignete, meist hochwertige Handykamera. Wenn möglich sollte die Bildstabilität auf die höchste Stufe gestellt werden. Achten Sie beim Fotografieren auf eine ausreichende Beleuchtung und darauf, dass keine Schatten zu sehen sind.
Nach dem Fotografieren werden die Daten der Bilddatei von der jeweiligen Zusatzsoftware gelesen. Das Programm erkennt automatisch gedruckte Zeichen und verarbeitet in der Regel auch vorhandene Bilddateien. Die Daten werden passend für die Kontakte des jeweiligen Handys aufbereitet und abgespeichert. Die meisten Anbieter von Smartphones bieten diese Funktion als kostenfreie App an. Wer nur gelegentlich Visitenkarten einscannen muss, ist mit dieser Variante kostenmäßig sicher besser bedient als mit der Anschaffung eines transportablen Visitenkartenscanners.
Jetzt sind Sie dran – Visitenkarten einscannen
Stapeln sich bei Ihnen noch Visitenkarten um sie in einer "ruhigen Minute" einmal einzutippen? Dann recherchieren Sie nach aktuellen Geräten oder Apps, die für Sie infrage kommen. Wenn Sie die EDV lieben, stellen Sie alles auf digital um und werfen Sie die Visitenkarten nach der Erfassung konsequent weg.
Wenn Sie lieber Visitenkarten auf Papier verwenden, geben Sie ihnen eine geordnete und auch schöne Aufbewahrung, denn manche Visitenkarten sind ja auch kleine Kunstwerke, die in Sammelmappen gut zur Geltung kommen.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation